Samenwerken onder de Omgevingswet. Waar moet je op letten?

Er komt een aanvraag voor een reguliere vergunning bij je organisatie binnen en je constateert dat je tijdens het behandelen van de aanvraag nog adviezen van twee andere organisaties nodig hebt. Omdat de twee andere organisaties bijdragen aan het behandelen van je aanvraag, ontstaat een tijdelijke samenwerking. Welke mogelijkheden worden er vanuit de landelijke voorzieningen en leveranciers geboden om tussen organisaties te kunnen samenwerken? In dit artikel beschrijft Paul Jansen een paar aandachtspunten waarop je kunt letten.

Voor het behandelen van een verzoek, moeten er allerlei handelingen worden verricht. Door te analyseren wat je zelf kunt en wilt doen, wordt duidelijk wanneer en welke hulp je van andere organisaties nodig hebt. Vervolgens maak je met die andere organisaties afspraken over de afname en levering van die hulp. Welke producten (bijvoorbeeld adviezen) worden aan elkaar geleverd, onder welke voorwaarden worden die geleverd, hoe worden ze geleverd, binnen welke termijn worden de producten geleverd? Dergelijke afspraken kunnen eventueel gezamenlijk in de regio worden gemaakt.

Samenwerkvoorziening

Op het moment dat er hulp gevraagd wordt bij het behandelen van een aanvraag, ontstaat een tijdelijke samenwerking. Organisaties verwachten tegenwoordig dat hun informatiesysteem die samenwerking ook digitaal ondersteunt. In de landelijke voorziening DSO-LV is hiervoor een Samenwerkvoorziening ontwikkeld. Organisaties kunnen met hun eigen informatiesystemen hierop aansluiten of kunnen gebruikmaken van het webportaal dat door de DSO-LV wordt geboden. De landelijke voorziening maakt het mogelijk dat organisaties met verschillende softwarepakketten van verschillende softwareleveranciers op een gestandaardiseerde manier eenvoudig met elkaar kunnen samenwerken.

Doel van de voorziening

De Samenwerkvoorziening is bedoeld om de samenwerking te ondersteunen bij het behandelen van een vergunningaanvraag of een melding. Ook kan het gebruikt worden tijdens een Omgevingstafel, de fase vóór de officiële indiening door de initiatiefnemer. Maar let op: alleen bevoegd gezagen en ketenpartners kunnen hierin samenwerken. De initiatiefnemer heeft geen toegang. Het samenwerken aan omgevingsplannen wordt voorlopig nog niet ondersteund en zal waarschijnlijk pas na de inwerkingtreding van de wet ingebouwd gaan worden. Het samenwerken bij Toezicht en Handhaving moet helaas door een eigen voorziening worden ondersteund, want ook die mogelijkheid wordt niet door de Samenwerkvoorziening geboden.

Notificaties

Om vanuit het eigen informatiesysteem te kunnen samenwerken met andere ketenpartners, is een aansluiting nodig met de Samenwerkvoorziening API’s (SW API) van de DSO-LV. Via die aansluiting kunnen ketenpartners onder andere adviezen bij elkaar aanvragen en documenten met elkaar delen. In de Samenwerkvoorziening wordt hiervoor een ‘virtuele’ samenwerkruimte beschikbaar gesteld waarin alleen de ketenpartners toegang hebben die bijdragen aan de behandeling van de vergunningaanvraag.

Voor een aantal van bovengenoemde acties wordt automatisch een notificatie gestuurd. Het is goed om te weten dat de notificatie niet echt verstuurd wordt, maar binnen de samenwerkruimte blijft. Als er in het eigen informatiesysteem de notificatie ontvangen moet worden, moet het informatiesysteem periodiek bij de Samenwerkvoorziening controleren of er een notificatie is. De leverancier van het informatiesysteem moet die functionaliteit wel inbouwen.

Samenwerkvoorziening van de leverancier

Een aantal leveranciers heeft in hun eigen software ook een samenwerkvoorziening ingebouwd. Dit is echter een ander soort voorziening dan die van de DSO-LV. De samenwerkvoorziening van de leverancier wordt met name gebruikt tussen organisaties die dezelfde software gebruiken. Organisaties die geen klant zijn van die leverancier kunnen via een aanmelding toch gebruikmaken van die voorziening. Daarmee lijkt de Samenwerkvoorziening van de DSO-LV niet nodig. Als een organisatie echter samenwerkt met meerdere ketenpartijen, moet die organisatie zich aanmelden bij al die ketenpartijen en moet er worden samengewerkt in meerdere samenwerkvoorzieningen. Dat is voor die organisatie niet werkbaar. Samenwerken met ketenpartners vanuit een eigen samenwerkvoorziening via de landelijke Samenwerkvoorziening van de DSO-LV is wel een werkbare situatie. Let er dus op dat de leverancier altijd een aansluiting op de samenwerkvoorziening van de DSO-LV realiseert.

Meer weten?

Omdat de behandeltermijn van 26 weken naar 8 weken gaat, is een goede samenwerking met uw ketenpartners erg belangrijk. Een goede ondersteuning met de juiste informatiesystemen is daarbij noodzakelijk. Wilt u hierover eens van gedachten wisselen? Neem dan contact met ons op en we komen graag (digitaal) langs.