Privacy? Dat gaat je niets aan!

Zomaar een dag uit het leven van…..
“Zeg, heb jij nog even die gegevens voor me, je weet wel, van die persoon waar we het vorige week over hadden. Ik heb die niet meer en moet nog verder onderzoek doen bij ons.”

“Ja, heb ik. Stuur je zo een mailtje met naam en adres en euh, mobiel nummer heb ik ook.”

“Thanks, man. Kan ik weer even verder.”

Een willekeurig telefoongesprek tussen 2 medewerkers van 2 verschillende ketenpartners die, over de keten heen, een casus behandelen en op een eenvoudige manier informatie met elkaar delen.

Hoe vaak komt het niet voor dat Omgevingsdienst, gemeente, Kadaster en een zelfstandige Afvalverwerker samenwerken aan een casus om een situatie bij een inwoner van de gemeente op te lossen. En, hoe makkelijk is het dan elkaar even te bellen en per mail informatie door te spelen. De hamvraag is dan, mag dat?

Het antwoord is niet moeilijk te raden. Het mag niet en zeker onder de werking van de Algemene Verordening Gegevensbescherming is het uit den boze.

Meningen uit het werkveld
Tijdens diverse seminars en congressen die de afgelopen tijd zijn geweest van spelers en belanghebbenden in het ruimtelijk domein wordt de nieuwe AVG gezien als een Majeur Dominant Probleem. Het belemmert de uitwisseling van informatie in het proces om ketenpartners op een makkelijke manier van de nodige gegevens te voorzien. Omgevingsrecht juristen zien dan ook grote donkere wolken over de implementatie van de Omgevingswet drijven, want de voortgang in de primaire processen wordt verstoord. Uitwisseling van informatie tussen ketenpartners wordt erg omslachtig of gaat soms gewoonweg niet meer.

De Data Protection Officer (DPO) wordt zo een niet te benijden functie. Een functionaris die zich met alles wil bemoeien, overal met zijn neus tussen zit en geen vriend wordt van medewerkers. “Dit mag niet” worden de gevleugelde woorden.

Is dat zo? Kan er dan niets meer?

Privacy? Dat nemen wij serieus!
Privacy serieus nemen betekent ook dat aan de buitenwereld getoond wordt op een veilige en betrouwbare manier met gegevens wordt omgegaan.

Accountable
Wanneer de AVG beschouwd wordt als een samenstel van kaders en richtlijnen is het mogelijk om daarbinnen ruimte te maken om op een verantwoorde manier informatie uit te wisselen tussen ketenpartners. Accountable wil dan zeggen dat voldaan wordt aan geest van de kaders en richtlijnen en dat er minder naar de formele regel wordt gekeken.

Ook wordt transparant werken belangrijk. Vastleggen in een spelregel (protocol) wanneer en waarom je informatie uitwisselt met je ketenpartner. Het lijkt op het “Pas toe en leg uit” principe dat ook in de naleving van de Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten (BIG) wordt gebruikt.

Privacy by Design
Bij dit principe is er meer aandacht voor de processen en hoe deze zijn ingericht. Enkele informatievragen worden handmatig afgedaan, veelvuldige zelfde soort vragen worden zoveel mogelijk geautomatiseerd afgehandeld. Ook functionaliteit binnen software applicaties worden zodanig ontworpen dat rekening gehouden wordt met geautoriseerd inzagerecht en controleerbaarheid van de verstrekte gegevens.

Bij het ontwerpen van de processen wordt dan al zoveel mogelijk uitgegaan van privacybeschermende maatregelen en wordt dit vastgelegd in de werkprocessen.

En hoe zit het met de 2 gesprekspartners?
Die hoeven niet tegen elkaar te zeggen “Privacy? Daar heb je niets mee te maken!”. Die zorgen ervoor dat tussen hun organisaties, en beter nog, in de hele keten de processen zo aangepast worden dat informatie uitwisseling volledig past binnen de privacy regels van de AVG. Zo kunnen zo toch vlot aan de slag om dat te doen waar het daadwerkelijk om draait. De dienstverlening aan inwoners, bedrijven en belanghebbenden.

Meer weten over de link tussen de Omgevingswet en de nieuwe privacywetgeving?
Neem gerust contact op met Theo Timmermans via tel. nr. 06 42 90 42 97 of via e-mail: theotimmermans@kcomgevingswet.nl.