Marktverkenning plan- en regelbeheersoftware

De Omgevingswet gaat per 1 januari 2024 in maar wij zijn er niet van overtuigd dat we de juiste keuze gemaakt hebben voor de plan- en regelbeheersoftware. Met die vraag kwamen 2 gemeenten in oktober 2023 bij mij. Deze gemeenten hadden een keuze gemaakt voor beide applicaties en gebaseerd op de kennis van dat moment was dat een prima keuze. Na een aantal maal uitstel van de wet en het zien hoe de applicatie zich ontwikkeld had waren er wel wat twijfels gerezen bij deze keuze. Om een goed onderbouwd besluit te nemen over het voortzetten van de huidige contracten of juist de keuze te maken voor een nieuwe leverancier wilden de gemeenten graag op een snelle en zorgvuldige manier inzicht krijgen in de verschillende partijen die zich in deze markt begeven. 

Op basis van deze vraag hebben we afgesproken een korte marktverkenning uit te voeren. Gericht op het verzamelen van informatie over de verschillende leveranciers en hun applicaties. De aandachtsgebieden hierbij zijn de beschikbare functionaliteit; ontwikkeling; betrouwbaarheid van leverancier en applicatie en gebruiksvriendelijkheid. In vier korte stappen is het gelukt om de gemeenten het inzicht te geven dat ze zochten. 

Voorbereiding

Samen met de programmamanagers van deze gemeenten hebben we een selectie gemaakt van de partijen die we in de marktverkenning wilden betrekken. Op basis van de, enigszins verouderde, marktconsultaties van de VNG en de actuele onderwerpen is een vragenlijst opgesteld. Actuele onderwerpen spelen met name op het gebied van de plansoftware. Daar zitten de grootste technische uitdagingen zoals de plan-plan koppeling, parallelle wijzigingen en voor sommige leveranciers het publiceren van bijvoorbeeld het voorbereidingsbesluit.  

Marktoriëntatie

Met de vragenlijst hebben we de geselecteerde leveranciers benaderd. Deze stap speelde eind vorig jaar. Een periode waarin de leveranciers druk bezig waren met de laatste voorbereiding voor de inwerkingtreding. Om die reden is de vragenlijst zo compact mogelijk gehouden met als doel een beperkte tijdsinvestering van de leveranciers en toch een zo compleet mogelijk beeld voor de gemeenten. Gelukkig lukte het om de meest leveranciers te verleiden mee te werken aan het onderzoek. Zo is een eerste beeld ontstaan van de functionaliteit van de verschillende oplossingen in de markt en de geplande ontwikkelingen. 

Referentie onderzoek 

Met de antwoorden uit de marktoriëntatie hebben we voor iedere leverancier een referentiegemeente benaderd. Dit heeft mooie gesprekken opgeleverd over de ondersteuning door de leverancier; de beschikbare functionaliteit en de gebruiksvriendelijkheid. Een belangrijke constatering uit deze gesprekken is dat de leveranciers die inhoudelijke (planologische) kennis in huis hebben beter scoren, met name op de ondersteuning. Hun grootste voordeel is dat ze de kennis van de applicatie direct kunnen verbinden aan de kennis over het Omgevingsplan of de toepasbare regels. 

Uitwerking 

De resultaten van de marktoriëntatie zijn uitgewerkt in een matrix met alle detailinformatie. Op basis hiervan zijn de resultaten samengevat voor beide gemeenten. Het tastbare resultaat hiervan is een overzicht waarin de belangrijkste informatie overzichtelijk gepresenteerd is. Een veel belangrijker resultaat was het gesprek over de resultaten. Daarin hebben we goed duiding kunnen geven aan de verkregen inzichten. Zoals ook in de opdracht afgesproken, hebben we bewust geen conclusie verbonden aan het marktonderzoek. Deze conclusie is aan de gemeenten. Een keuze die ze nu goed onderbouwd kunnen maken.

Aanbesteden in 2024?

Het lijkt wat vreemd, maar meerdere gemeenten gaan in het eerste jaar van inwerkingtreding van de Omgevingswet een of meerdere applicaties aanbesteden. Met name die gemeenten die al enkele jaren geleden met nieuwe software aan de slag zijn gegaan, zijn door de diverse uitstelperiodes in het eerste ‘inwerkingstredingsjaar’ alweer toe aan een aanbesteding. Dan is het goed te weten dat er actueel materiaal beschikbaar is dat helpt bij een eerste marktoriëntatie van plan- en regelbeheersoftware.