Kennismanagement als essentieel instrument voor samenwerking Omgevingswet

De invoering van de nieuwe Omgevingswet gaat gepaard met een integrale totstandkoming van een omgevingsvisie en in het verlengde hiervan een omgevingsplan. Integraal in het licht van verregaande samenwerking tussen ketenpartners zoals gemeenten, provincies, waterschappen etc. De wijze van samenwerken alsook de organisatie ervan rond taken, rollen en verantwoordelijkheden is een vraagstuk op zich. Essentieel onderdeel van dit vraagstuk vormt de richting van de informatie uitwisseling rond diverse (ruimtelijke) dossiers in de samenwerkingsketen. Deze publicatie staat stil bij het onderwerp kennismanagement en staat stil bij de uitgangspunten die benodigd zijn voor een optimale (integrale) informatie uitwisseling.

Digitale Stelsel Omgevingswet

De invoering van nieuwe wetgeving gaat veelal gepaard met consequenties voor de ICT-infrastructuur. Het betreft dan niet alleen een verandering in werkprocessen maar ook modificaties in ondersteunende software programma’s spelen een rol. We zien dit onder meer terug bij de transities in het sociaal domein. Binnen de context van de Omgevingswet vormt het Digitale Stelsel Omgevingswet (DSO) feitelijk de hardcore IT-infrastructuur waarlangs informatie wordt uitgewisseld. Dit DSO bevat software protocollen voor bijvoorbeeld de uitwisseling van geo informatie tussen partners onderling. De doorlooptijd rond de totstandkoming van het DSO staat gepland op 2024 en zal fasegewijs worden ingevuld. Wanneer je vanuit een hoger abstractieniveau reflecteert op het DSO zou dit kunnen worden opgevat als een integraal kennismanagement systeem. Een systeem dat dossierhouders of ketenpartners in staat stelt gezamenlijk, real time en on line de status van een dossier te kunnen raadplegen. Dat vraagt derhalve om een concrete invulling van kennismanagement ofwel de wijze waarop een organisatie haar (interne en externe) kennis borgt, deelt, benut en evalueert, zie figuur 1: Kenniscyclus.

Figuur 1: Kenniscyclus

De kenniscyclus in het licht van de omgevingsvisie
Iedere organisatie doet bewust of onbewust wel iets met het concept Kennismanagement, uiteenlopend van het geven van interne trainingen tot het archiveren van diverse informatie-bronnen. Door het volgen van de kenniscyclus krijgt het concept van Kennismanagement ook praktische handen en voeten.

In het relatie tot het DSO is de kenniscyclus zoals beschreven niets meer en niets minder dan een bijdrage aan het functioneel ontwerp (FO) ervan. Omdat in de totstandkoming van een omgevingsvisie verschillende beleidsgebieden, zoals: milieu, gezondheidszorg en mobiliteit vanuit diverse ketenpartners worden betrokken en geraadpleegd, is een integrale projectaanpak onontbeerlijk. Bij de totstandkoming van een omgevingsvisie ontstaat voor het DSO de volgende, onderstaande blauwdruk.

Kennisborging

Het borgen van (opgedane) kennis is essentieel voor de continuïteit van het proces. Bij de start van een project als het realiseren van een omgevingsvisie, begint dat bij een juiste borging van de projectinformatie in dossiers, systemen en processen binnen (en buiten) de organisatie. Het is raadzaam voor aanvang van het ‘Project Omgevingsvisie’ gebruik te maken van een standaard projectmethodiek (Prince II) waar het borgen van kennis nadrukkelijk deel van uitmaakt. Hierin wordt aangegeven hoe en waar projectleden informatie vastleggen die wordt vergaard tijdens de opdracht. Ook worden afspraken op schrift gesteld over de dossiervorming tijdens de opdracht. Via een cloud omgeving kunnen projectmedewerkers 24/7 in staat worden gesteld om on line documenten, voortgangsrapportages te kunnen raadplegen alsmede gezamenlijk aan beleidsdocumenten te schrijven.

Kennisdelen en benutten

Het projectteam dat integraal aan de omgevingsvisie werkt, zal via vaste overlegmomenten bijeenkomen om de voortgang te bespreken op diverse beleidsonderdelen. Werkende weg wordt er aan kennisoverdracht gedaan. Zo kan een bepaald thema of onderwerp bij de hoorns worden gevat om hier middels een goede probleem- en vraagstelling over van gedachten te wisselen. Dit kunnen onderwerpen betreffen over de reguliere voortgang van het project, risico’s en te nemen beheersmaatregelen alsook kennis over trends en ontwikkelingen over het vakgebied. Borging van de opgedane kennis vormt bij dergelijke overlegmomenten een vast onderwerp op de agenda.

De projectleider maakt van tevoren een analyse van de reikwijdte van de opdracht om te bezien welke beleidsgebieden raakvlakken hebben. Om zodoende de juiste expertise aan boord te hebben.

Evalueren van kennis(uitwisseling)

Zodra de opdracht wordt afgerond en de omgevingsvisie feitelijk is voltooid, wordt een gezamenlijk overdrachtsdocument gemaakt. Dit document voorkomt dat de opgedane kennis rond het project verdampt. In dit overdrachtsdocument staat aangegeven hoe de werkzaamheden zijn opgebouwd, waar bestanden zijn opgeslagen, welke werkzaamheden zijn afgerond, wat de gemaakte afspraken zijn, welke lopende zaken aanwezig zijn en welke aandachtspunten er nog spelen.

Resumé
In het licht van de nieuwe Omgevingswet en het hieraan verbonden Digitale Stelsel Omgevingswet mag een essentieel onderdeel als kennismanagement niet ontbreken. Het integraal kunnen werken in de samenwerkingsketen aan de totstandkoming van een omgevingsvisie is een essentieel onderdeel van de wetgeving. Dat betekent dat vanuit diverse beleidsgebieden informatie ontsloten dient te worden en voor de project medewerkers beschikbaar moet worden gesteld. Het model van de Kenniscyclus en hierbij behorende kennisproducten moet deze integrale wijze van samenwerken borgen. Zij vormt een essentieel onderdeel in het functioneel ontwerp van het Digitale Stelsel Omgevingswet.

Meer weten?
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Cees Roem via telefoonnummer 06 48 06 23 75 of via e-mail: ceesroem@kcomgevingswet.nl.