Informatievoorziening Omgevingswet: voorbereidingen in volle gang

De afgelopen periode heeft het Kenniscentrum Omgevingswet verscheidene gemeenten mogen helpen met de voorbereiding op de benodigde informatievoorziening voor de uitvoering van de Omgevingswet. Gemeenten laten impactanalyses uitvoeren om erachter te komen wat zij moeten doen om voldoende voorbereid te zijn. In dit artikel delen we de ervaringen die zijn opgedaan tijdens het uitvoeren van deze impactanalyses en het vervolgtraject dat daarna kan worden ingezet.

In de wachtkamer voor duidelijkheid
Gemeenten hebben lange tijd gewacht om in actie te komen. Het was namelijk lang onduidelijk wat gemeenten concreet moesten doen om te kunnen voldoen aan de verplichtingen die de Omgevingswet met zich meebrengt. Natuurlijk werd er wel veel over geschreven, vooral door adviesbureaus. Maar het lijkt erop alsof gemeenten vooral op de VNG hebben gewacht om hier uitspraken over te doen. Omdat er lang onduidelijkheid bleef en ook andere gemeenten nog niet aan de slag gingen, leek het logisch om als gemeente af te wachten op goede praktijkvoorbeelden van koplopers. Hierdoor ontstond ook weinig gevoel van urgentie bij gemeenten. Vanaf het moment dat de VNG met een handreiking voor de informatievoorziening van de Omgevingswet kwam, zijn gemeenten massaal aan de slag gegaan met het uitvoeren van impactanalyses. 

En nu… hollen richting de finish
De gemeenten die aan de slag zijn gegaan met een impactanalyse zijn inmiddels op of voorbij het punt om met de activiteiten aan de slag te gaan die uit de impactanalyse naar voren kwamen. En dan blijkt ineens dat er nog heel veel moet gebeuren tot 1-1-2021. Er moet geprioriteerd worden, want er ontbreekt vaak capaciteit om alles in één keer op te pakken. Het advies is om zich in deze fase vooral te richten op de opgaven die volgens de handreiking van de VNG wettelijk verplicht zijn voor 1-1-2021.  

De belangrijkste uitdagingen
De complete opgave die uit de impactanalyse naar voren komt, is omvangrijk en bovendien breed qua benodigde expertise. Het is daarom aan te raden de beoogde collega’s al tijdens de impactanalyse te betrekken en een bijdrage te laten leveren. De belangrijkste meerwaarde van de impactanalyse is niet alleen het helder krijgen van de benodigde activiteiten en waarom deze uitgevoerd moeten worden. Vooral ook belangrijk is dat de collega’s die uiteindelijk met de activiteiten aan de slag moeten op hun onderwerp, met de impactanalyse vaak voor het eerst een gezamenlijk beeld krijgen van de totale opgave, de samenhang die de onderwerpen met elkaar hebben en wat hun eigen rol is in het geheel. Dit zorgt voor nieuwe kennis en inzichten en een gemeenschappelijke basis om met de vervolgprojecten verder te kunnen.

Bij het uitvoeren van de activiteiten is het belangrijk om direct de aansluiting  te zoeken bij andere projecten binnen het programma Omgevingswet. Met name die projecten die zich bezighouden met de uitwerking van het juridische instrumentarium (Omgevingsvisie, Omgevingsplan, Programma’s en het beleid met betrekking tot monitoring), de uitwerking van de nieuwe VTH- en RO–processen en de collega’s die zich richten op dienstverlening. Een deel van de acties die nodig zijn voor de informatievoorziening zijn namelijk afhankelijk van de ambities en het beleid die eerst binnen deze projecten moeten worden bepaald.  

Slim prioriteren op wettelijk verplichte onderdelen
Met name de aanbesteding en implementatie van de VTH–applicatie (proces ‘aanvragen en meldingen’) en RO–applicatie (proces ‘omgevingsdocumenten’) hebben prioriteit. Dit zijn namelijk trajecten die veel tijd in beslag kunnen nemen. Softwareleveranciers bouwen nieuwe systemen voor deze primaire processen onder de Omgevingswet. Dus ook als er de mogelijkheid is (en wens) om bij de huidige leverancier te blijven, zal een implementatietraject onvermijdelijk zijn. Het is belangrijk om er rekening mee te houden dat veel softwareleveranciers niet de capaciteit zullen hebben om bij alle gemeenten tegelijk implementaties uit te voeren. Als onderdeel van deze implementaties zullen (meestal door of met behulp van de leverancier) de benodigde koppelingen met het DSO-LV en andere landelijke voorzieningen zoals de basisregistraties en GDI-standaarden worden gelegd. Gemeenten moeten erop toezien dat de juiste koppelingen worden gelegd. Gemeenten zijn daarnaast verantwoordelijk voor de lokale koppelingen die moeten worden gelegd, bijvoorbeeld tussen de VTH–applicatie en het DMS/zaaksysteem.

Die laatste koppeling is belangrijk om aan een andere wettelijke verplichting te kunnen voldoen: de archivering van de archiefwaardige documenten uit de primaire processen. Bij voorkeur (niet wettelijk verplicht) gebeurt dit zaakgericht, zodat informatie-uitwisseling tussen ketenpartners beter gefaciliteerd kan worden. En zodat aanvragers inzicht kunnen krijgen in zaakstatussen en brieven digitaal kunnen ontvangen vanuit het zaaksysteem. Hiervoor is het wel nodig dat gebruik wordt gemaakt van (bij voorkeur) de GDI-standaarden MijnOverheid Lopende Zaken en MijnOverheid Berichtenbox. 

Meer informatie?
Ben jij bij jouw organisatie betrokken bij de informatievoorziening voor de Omgevingswet? En heb je vragen over dit artikel of wil je gewoon eens sparren over bepaalde vraagstukken? Neem dan gerust contact op met ons via info@kcomgevingswet.nl.