Impact Omgevingswet op gemeentelijke informatievoorziening

Gaandeweg ontstaat er meer duidelijkheid over wat het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) wel en niet gaat bieden. Ondanks onzekerheid over de exacte inhoud en planning is op basis van nu bekende informatie wel inzicht te geven in de impact op de belangrijkste informatievoorziening componenten en in nu al te ondernemen acties.

Het is uitdrukkelijk niet onze ambitie om een gedetailleerde en technisch volledige analyse te maken. Het is wel de bedoeling om inzicht te bieden in de belangrijkste veranderingen voor de gemeentelijke informatievoorziening.

Als vertrekpunten nemen we de volgende informatiecomponenten:

• Applicaties voor vergunning, toezicht en handhaving (VTH) en document- en zaakmanagement.
• Applicaties voor de ontwikkeling en het beheer van ruimtelijke plannen.
• Het DSO met daarin de ‘informatiehuizen’ en het nieuwe Omgevingsloket.
• Voorzieningen voor samenwerking en gegevensuitwisseling in de keten.

Vergunningverlening en zaak- en documentmanagement

De gevolgen voor de VTH-applicatie zijn mede afhankelijk van de ambities en het gekozen archetype (zie VNG eindrapport VIVO op www.kinggemeenten.nl).

Bij een behoudende en gefaseerde implementatie verandert er functioneel nog niet direct heel veel. Kiezen voor innovatie, loslaten en/of uitbesteding van VTH-taken heeft meer impact. De processen veranderen, er worden minder vergunningen (zelf) afgegeven en er blijven minder taken bij de gemeente. In plaats van een traditionele vergunningenapplicatie kan dan wellicht worden volstaan met een generiek zaaksysteem, zo nodig aangevuld met losse specialistische functionaliteiten voor bijvoorbeeld het toetsen van een aanvraag.

De omgevingswet beoogt meer vooroverleg, participatie en cocreatie. De traditionele applicaties voorzien hier veelal niet of maar zeer beperkt in. Hier ontstaat ruimte om nu al te experimenteren met moderne platformen en oplossingen. Binnen het sociaal domein is hier en daar al ervaring opgedaan met dergelijke systemen.

Gegevensuitwisseling met het nieuwe Omgevingsloket gebeurt op basis van een nieuwe StUF-LVO standaard en met DSO applicatie-interfaces (API’s). De uitwisseling met ketenpartners gaat via de StUF-zaken standaarden. Deze standaarden moeten worden ondersteund door de vergunningenapplicatie en/of het zaak- en documentmanagementsysteem. Zo nodig moeten deze applicaties ook onderling gekoppeld worden.

Documenten kunnen in de vergunningenapplicatie en/of het documentmanagement-systeem opgeslagen worden. Mogelijk kan het ook in een regionale samenwerkingsomgeving of bij voorbeeld een e-depot voorziening. Aandachtspunten zijn dan de benodigde koppelingen, de ontsluiting van documenten, de eindverantwoordelijkheid en een archiefwaardige documentopslag.

Het verdient aanbeveling om in overleg te gaan met ketenpartners, (deelnemers binnen) de omgevingsdienst en met leveranciers. Tot dat duidelijk is hoe de koppelingen en uitwisselingen er uit gaan zien, is het verstandig om nog geen lange termijn verplichtingen aan te gaan dan wel investeringen te doen.

Ontwikkeling en beheer ruimtelijke plannen

De Omgevingswet gaat uit van een gelijke informatiepositie voor alle betrokkenen. Informatie moeten met een klik op de kaart inzichtelijk zijn. Hiervoor moeten alle Omgevingsdocumenten conform nieuwe landelijke standaarden worden aangeleverd aan het DSO c.q. informatiehuis Ruimte. Nu al worden plannen digitaal (conform IMRO) aangeleverd. De Omgevingswet en het DSO stellen echter nieuwe eisen. Omgevingsdocumenten moeten op basis van de Standaard Overheids Publicaties (STOP) en het Toepassingsprofiel Omgevings-documenten (TPOD) worden aangeleverd voor publicatie op de nieuw te ontwikkelen Landelijke Voorziening Bekendmaken en Beschikbaar stellen (LVBB). Tevens moeten ze als zogenoemde ‘toepasbare regels’ conform de Specificatie Standaard Toepasbare Regels (STTR) aangeleverd worden. Mogelijk komt er een serviceorganisatie die gemeenten bij het afleiden van toepasbare regels gaat ondersteunen maar dat is nog onzeker.

De impact op applicaties voor ontwikkelen van ruimtelijke plannen is groter dan alleen ‘een ander uitwisselformaat’. De wijze waarop juridische regels als ‘machineleesbare regels’ (STOP/TPOD) en toepasbare regels (STTR) vastgelegd worden, is wezenlijk anders dan de structuur conform IMRO.

Er komt een overgangstermijn voor het vervangen van alle bestaande ruimtelijke plannen. De nieuwe functionaliteit zal echter wel al vanaf het moment van inwerkingtreding operationeel moeten zijn om nieuwe plannen aan te kunnen leveren.

Gemeenten kunnen er voor kiezen om plannen zelf te (blijven) ontwikkelen en aanleveren of om hiervoor gespecialiseerde bureaus in te zetten. Zelf doen betekent ook tijdig bestaande applicaties aan (laten) passen of nieuwe applicaties aanschaffen.

Veel gemeenten hebben bij de planontwikkeling al ervaring opgedaan met participatie, interactie en cocreatie. Dit zal verder ontwikkeld moeten worden en nieuwe (social media) functionaliteit vergen. Daarmee kan nu al ervaring worden opgedaan.

DSO met informatiehuizen en het Omgevingsloket

Het DSO is in eerste instantie een nieuwe versie van het huidige OLO, AIM en Ruimtelijkeplannen.nl. De uitwisseling van aanvragen, meldingen en gegevens vindt plaats op basis van een vernieuwd StUF-LVO en DSO-API’s. De optie om informatie van het Omgevingsloket per mail te ontvangen vervalt medio 2017 en komt ook niet in de nieuwe versie beschikbaar.

Het DSO voorziet in thematische informatiehuizen. Het informatiehuis Ruimte zal als eerste (en mogelijk enige) bij inwerkingtreding van de wet operationeel zijn.

Met het oog op een gelijke informatiepositie kan iedereen informatie opzoeken in het nieuwe landelijke DSO-portaal. De informatie is ook geautomatiseerd via services op te vragen via het zogenoemde Open Stelsel Derden. Die informatie kan vervolgens automatisch worden verwerkt, bijvoorbeeld in een lokale applicatie. Hiervoor moet de gemeente dan wel een applicatie hebben die de informatie kan verwerken en bij voorkeur ook een Servicebus en Digikoppeling voor de routering van informatie tussen de betrokken applicaties.

De informatiehuizen gaan ook authentieke basisgegevens ontsluiten. De gemeente is bronhouder van enkele authentieke basisregistraties. Door toename van het gebruik zal de gegevenskwaliteit steeds zichtbaarder worden en dat zal indirect hogere eisen stellen aan het gegevensmanagement bij gemeenten.

Samenwerking en uitwisseling in de keten

De Omgevingswet vraagt nog meer dan voorheen om digitaal communiceren in de keten.

Dit gebeurt nu nog op uiteenlopende manieren, bijvoorbeeld per email, gedeelde bestandsmappen en tools voor bestandsoverdracht. Het DSO biedt bij de inwerkingtreding van de Omgevingswet samenwerkingsfunctionaliteit maar voor zover nu bekend zal dat in eerste instantie beperkt blijven tot een gedeelte van (alleen de veelgebruikte) mogelijkheden van het huidige Omgevingsloket. Voor gegevensuitwisseling met het DSO en ketenpartners gaan de zaakgerichte berichtenstandaarden gebruikt worden, vermoedelijk in combinatie met ‘DSO-API’s’. De applicaties die de gemeente hierbij gebruikt moeten dus op basis van deze standaarden uit kunnen wisselen.

Gezien de vele in- en externe koppelingen is de inzet van een Servicebus en Digikoppeling voor de hand liggend, ook om één en ander beheersbaar te houden. De Generieke Digitale Infrastructuur (GDI) met voorzieningen zoals MijnOverheid, Digikoppeling, DigiD en eHerkenning/Idensys zijn vanzelfsprekende basisvoorzieningen. Deze zijn uiteraard niet exclusief voor uitvoering van de Omgevingswet.

Acties waar gemeenten nu al mee kunnen starten

Er is nog veel onduidelijk en onzeker. Er zijn echter voldoende zaken op het gebied van informatisering waar nu al aan gewerkt kan worden. Hieronder enkele voorbeelden van dergelijke acties.

Breng het applicatielandschap in beeld

Afhankelijk van gemaakte of nog te maken keuzes moeten applicaties aangepast, vervangen of uitgefaseerd worden. Hoe het er uit gaat zien is nog moeilijk vast te stellen maar actueel inzicht in de huidige applicaties en koppelingen is een zinvolle eerste stap. Dit betreft ook de externe koppelingen en (mail) uitwisselingen met externe partijen, zoals ketenpartners.

Professionaliseer gegevensmanagement

Gegevens zijn niet alleen de basis voor de Omgevingswet maar ook voor bijvoorbeeld de WBP en AVG, ENSIA, de archiefwet en datagedreven sturen. De eisen die worden gesteld aan integraal gegevens- en kwaliteitsmanagement, binnengemeentelijk gebruik en terugmelden nemen toe. Dat is bij veel gemeenten echter nog onvoldoende ontwikkeld. Professionaliseren van integraal gegevens- en kwaliteitsmanagement is daarom bij uitstek iets waar gemeenten nu al aan kunnen en moeten werken.

Digitaal werken

Digitaal (en zaakgericht) werken is onvermijdelijk en randvoorwaardelijk voor nieuwe ontwikkelingen zoals de Omgevingswet. Het bestuursakkoord over de Omgevingswet stelt dat betrokken organisaties digitaal en zaakgericht samenwerken. Digitale volwassenheid van de organisatie en individuele medewerkers is daarbij cruciaal. Ook voor het borgen van beveiliging- en privacy. Start of intensiveer daarom digitaal werken en – minimaal – zaakgericht informeren in het ruimtelijk domein. Dat kan meestal gewoon binnen de bestaande processen en applicaties. Werk aan de digitale volwassenheid met bijvoorbeeld bewustwordings- en ontwikkelingsprogramma’s.

Aansluiten op landelijke voorzieningen

De voorzieningen van de Generieke Digitale Infrastructuur (GDI) en Gemeentelijke Gemeenschappelijke Infrastructuur (GGI) spelen een steeds belangrijkere rol bij landelijke ontwikkelingen en implementaties. Aansluiten op en gebruik van voorzieningen als MijnOverheid, Digikoppeling, DigiD en eHerkenning/Idensys zijn niet alleen nodig voor de Omgevingswet. Zorg dat die aansluitingen gerealiseerd worden, mede als voorbereiding op de Omgevingswet.

Aan de slag

Er is nog veel onduidelijk over de Omgevingswet. Op basis van de huidige informatie schetsen we in dit artikel de belangrijkste veranderingen in de informatievoorziening en reiken we enkele concrete acties aan waar gemeenten nu al mee kunnen starten. Opmerkingen en aanvullingen zijn uiteraard welkom. De Routekaart en Checklist die nog door VNG-KING wordt ontwikkeld bieden straks nog meer inzicht.

Het sinds kort bekende uitstel van de Omgevingswet biedt gemeenten de ruimte bovengenoemde acties op een gedegen wijze op te pakken en geen overhaaste beslissingen te nemen. Om deze ruimte te kunnen benutten en de werkdruk te spreiden is het uiteraard wel zaak om er nu al mee aan de slag te gaan.