Beperkt functioneel beheer? Houdt het simpel

In oktober 2022 ben ik voor mijn eerste opdracht gelijk in de Omgevingswet gedoken. Waar sommigen zich al jaren bezig houden met dit onderwerp, was het voor mij nieuw. Een van de dingen die me het meest verbaasde, is dat niet iedere gemeente duidelijk heeft hoe zij zich kunnen voorbereiden op de invoering van de Omgevingswet. Terwijl  ‘Aan de slag met de Omgevingswet’ en de VNG veel informatie delen hoe de voorbereiding opgepakt kan worden. Gemeenten verschillen in hoe zij omgaan met deze informatie, hoeveel prioriteit zij geven aan de voorbereiding en hoeveel capaciteit zij beschikbaar stellen.

Met name voor kleinere gemeenten is het lastig om voldoende capaciteit beschikbaar te stellen en de juiste expertise in huis te hebben. Op basis van mijn eerste ervaringen beschrijf ik hoe de uitdagingen op het gebied van VTH-applicaties omgezet kunnen worden in kansen.

Het opmaken en aanpassen van de inrichting

De vernieuwde inrichting is bij de overgang naar een nieuwe VTH-applicatie gebaseerd op de huidige wet- en regelgeving. De volgende uitdaging is om de inrichting aan te passen aan de nieuwe regels van de Omgevingswet. Hierbij is het met name voor gemeenten lastig om het overzicht te bewaren en hoofd- en bijzaken te scheiden. De minimale acties van de VNG kunnen helpen om hoofd- en bijzaken te scheiden.

Daarnaast zal vanuit de organisatie de behoefte ontstaan om de inrichting aan te passen en verder uit te werken. Hierbij zal soms sprake zijn van processen die weinig voorkomen, waardoor het verstandig kan zijn hier geen standaard proces van te maken. Zorg dat er een goede afweging wordt gemaakt of de aanpassing de tijdsinvestering waard is. Wel is het belangrijk zicht te hebben op deze categorie, door deze zaken wel te registreren in de VTH-applicatie of het zaaksysteem. Zo kan er alsnog een werkproces opgezet worden, wanneer dit toch regelmatig blijkt voor te komen. Een voorbeeld hiervan is de omgevingstafel. Bij kleinere gemeenten is hiervoor niet altijd een vaste procedure opgesteld.

Om processen die weinig voorkomen toch in rapportages terug te kunnen vinden, moet opnieuw uitgezocht worden hoe rapportages ingezet kunnen worden om de benodigde data uit de VTH-applicatie of zaaksysteem te halen. De uitdaging bij rapportages is dat velden consistente waarden moeten hebben, omdat de rapporten anders vervuild raken. Om vervuiling van het systeem te voorkomen, moet de organisatie werkafspraken maken, inrichten en hanteren. Tijdens mijn opdracht hebben we werkafspraken vastgelegd met Onenote. Het voordeel hiervan is dat hierin verwijzingen gemaakt kunnen worden, zodat het voor de gebruiker eenvoudig is om de informatie vervolgens op te zoeken.

Opzetten van het beheer

De functioneel beheerder is een belangrijk aanspreekpunt voor de gebruikers, om het systeem zo goed mogelijk te kunnen gebruiken. Daarbij zijn de volgende onderwerpen van belang:

• het contact met de leverancier;
• het helpen bij problemen;
• het bijhouden van nieuwe releases;
• het opstellen en aanpassen van processen;
• het bijhouden van het gebruikersbeheer;
• het ondersteunen bij het verzamelen van rapportages.

In organisaties waar de capaciteit voor functioneel beheer maar beperkt beschikbaar is, kunnen mogelijk key-users ondersteuning bieden. Dit zijn vakinhoudelijke experts die samen met de functioneel beheerder de gebruikers zo goed mogelijk ondersteunen. Zo kunnen vragen en opmerkingen van gebruikers worden doorgegeven aan de key-user, die ze vervolgens gebundeld uit kan zetten bij de functioneel beheerder.  Bij beperkte capaciteit van de functioneel beheerder kan de key-user ook communiceren met andere eindgebruikers, bijvoorbeeld bij nieuwe releases.

Bij gemeenten met beperkte capaciteit voor functioneel beheer is het verder belangrijk dat de inrichting zo simpel mogelijk blijft. Dit doe je door bijvoorbeeld de processen aan te houden die de leverancier standaard aanlevert en voor sjablonen zo min mogelijk codering te gebruiken. Je doet dus alleen aanpassingen, aanvullingen waar nodig. Voordelen hiervan zijn dat het in de toekomst makkelijker is om bijvoorbeeld problemen op te lossen, documenten aan te passen en het functioneel beheer over te dragen.

Meer weten?

Voor meer informatie kun je contact opnemen met Jenny Loonen, adviseur bij Telengy, j.loonen@telengy.nl of 06 18 02 91 84.