Opruimen en archiveren als voorbereiding op de Omgevingswet

Tijd om op te ruimen?

File bij de milieustations, heel Nederland is aan het opruimen. Dat betekent thuis alles door je handen laten gaan. Veel kan weg. Wat volgt is de uitdaging om alle belangrijke zaken zo te ordenen en op te bergen dat het te vinden blijft. Met als resultaat ruimte voor nieuwe zaken en de zekerheid dat wat belangrijk is te vinden is.

Vergelijkbaar met de voorbereiding op de Omgevingswet? We zien zeker overeenkomsten. Met de verschuiving van de inwerkingtredingsdatum van de Omgevingswet is het nu een mooi moment om te ordenen en kijken wat bewaard moet blijven. Voor veel gemeenten is ruimtelijkeplannen.nl de plek waar al hun voorontwerpplannen, ontwerpplannen, oude en geldende bestemmingsplannen staan. Een goed werkend onofficieel archief. Met de start van de LVBB zullen alleen de dan geldige plannen getoond blijven. Reden om aan de slag te gaan met het vindbaar opslaan van uw eigen digitale ruimtelijke plannen.

Archivering van ruimtelijke plannen: wat maakt het complex?

Het korte antwoord is: omdat ze digitaal zijn. Ook al kun je ze afdrukken, bij het raadplegen van een plan op ruimtelijke plannen merk je dat ze veel toegankelijker zijn in digitale vorm en doorzoekbaar vanuit verschillende invalshoeken. Een digitaal ruimtelijk plan is namelijk een set van onderling gelinkte bestanden, die samen het plan vormen.

Voor de besluitvorming in de gemeenteraad worden de ruimtelijke plannen vaak in een analoge/pdf vorm aangeboden. Daarnaast zijn de digitale plannen in te zien via een viewer. Met de viewer worden de bestanden verbonden en leesbaar in een kaart. Dit digitale plan wordt vastgesteld door de gemeenteraad. Juridisch heeft het digitale plan voorrang: bij verschil tussen de papieren/analoge/pdf vorm en digitale versie geldt het digitale plan sinds 1 januari 2010. Voor procedures en reconstructie van processen is het daarmee van belang dat de plannen in hun digitale vorm worden opgenomen en toegankelijk blijven.

Alle digitale bestemmingsplannen voldoen aan het IMRO-format en zijn te lezen via een viewer. Daarmee is er een goede basis voor archivering.  Alleen, het IMRO-format sluit niet aan op de formats die zijn afgesproken voor digitale archieven.  Om dit te verkennen heeft o.a. Erfgoed Leiden samen met de gemeenten Hillegom, Lisse en Teylingen testopnames in hun e-depot gedaan. Eerste focus was het digitaal archiveren conform de archiefformaten, inclusief de geo-gerelateerde metadata.  Het raadplegen daarvan met zoekfunctionaliteit was de volgende uitdaging. Voor beide zaken is een technische oplossing te realiseren en is ondertussen ondersteunende software op de markt beschikbaar. Met als resultaat gearchiveerde ruimtelijke plannen die online raadpleegbaar zijn in het e-depot.

Overdracht en samenwerking tussen gemeente en het regionaal archief?

Vervolgens komt de vraag, hoe richt je dit effectief in? Hoe gaat de gemeente borgen dat de digitale plannen duurzaam en toegankelijk worden gearchiveerd. Gaat het gemeentelijk archief zelf een gecertificeerde bewaarplaats inrichten, zelf de viewer onderhouden. Gaat hiervoor op regionaal niveau het RHC (Regionaal Historisch Centrum) initiatief nemen. Gaat de gemeente versneld overdragen, door de slag van overdracht aan de gemeentelijke archiefdienst over te slaan.  Gaan de RHC’s samen een landelijke oplossing vormgeven, lokale links naar bestanden die ergens goed worden bewaard. Of legt de gemeente deze taak neer bij een andere aanbieder.

Voor de gemeente begint deze vraag nu urgent te worden. Het digitale plan heeft tien jaar geleden haar wettelijke status gekregen. Nu zijn we in aanloop naar een nieuw format voor digitale plannen. Voor de archieffunctie wordt deze vraag pas urgent over tien jaar. De wettelijke overbrengingstermijn voor bestanden naar een gecertificeerde bewaarplaats is twintig jaar.  Ruimtelijke plannen.nl gaat opgeschoond worden, zodat alleen de geldende plannen toegankelijk blijven. Tijd om opties uit te werken en te komen tot keuzes met de mogelijke archiveringspartners binnen uw gemeente.

Wat betekent dit voor de korte termijn?

Tussen opruimen en weggooien zit vaak een tussenoplossing: het verplaatsen naar zolder, schuur of hoge plank in de kast. Dit is in ieder geval een goed begin. Voor de Wro plannen betekent dit op de korte termijn een tweeslag: conform de reguliere eisen ‘normaal’ archiveren van de processtukken bij een besluit en het bijbehorende plan in een pdf vorm. Daarnaast is het zaak om de bestandensets per voorontwerpplan, ontwerpplan, oude en geldende bestemmingsplannen op een beveiligde plek op de server op te slaan. Daarmee staan de bestanden van de digitale bestemmingsplannen klaar voor overdracht naar de uiteindelijke duurzame digitale archiefoplossing. En heeft u als gemeente de tijd om deze, alleen of in samenwerking, vorm te geven.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Anne-Marie Bruggert, adviseur bij Telengy, via e-mail: am.bruggert@telengy.nl.