Wettelijk verplichte communicatie

Wanneer en hoe moet u met burgers en bedrijven communiceren als u een vergunningaanvraag, melding of informatieplicht in behandeling neemt? En op welke manier mag of moet dat plaatsvinden? Veel gemeenten hebben hierover vragen en weten soms niet goed wat wel en wat niet kan of mag. De VNG heeft hierover informatie in de vorm van tabellen beschikbaar gesteld op hun website. In dit artikel stip ik de belangrijkste punten even aan.

Als de Omgevingswet op 1 januari 2024 in werking is getreden, dienen burgers of bedrijven via het landelijke Omgevingsloket een verzoek in voor een vergunningaanvraag, een melding of een informatieplicht. Zodra dit verzoek door de gemeente wordt ontvangen, is er een aantal momenten waarop u met de indiener of belanghebbenden moet communiceren. En nu denkt u: “Dat moet nu toch ook al onder de Wabo?” Dat klopt, maar doordat andere wetten ook in werking treden of zijn getreden, kan het op een aantal momenten verschillen.

Samenhang met andere wetgeving

De VNG heeft naast de Omgevingswet ook gekeken naar de Algemene wet bestuursrecht (Awb), de Bekendmakingswet, de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv), de Wet elektronische publicaties (Wep) en de Wet open overheid (Woo). Het blijkt dat deze laatste wet tijdens de behandeling van de verzoeken niet van belang is. Bepaalde documenten moet u ná het behandelproces beschikbaar stellen en soms ook actief openbaar maken. Om die reden heeft de VNG deze wet niet meegenomen in de informatie op hun website.

Wettelijke communicatie of meer?

In de tabellen zijn alleen de wettelijk verplichte communicatiemomenten opgenomen. Uiteraard kunnen er vanuit het oogpunt van betere dienstverlening meer momenten zijn waarop u met de burger of het bedrijf communiceert. Maar gemeenten kunnen verschillend kijken naar de manier waarop ze hun dienstverlening aan burgers en bedrijven leveren. Ook het beleid kan anders zijn. Om de tabellen enigszins leesbaar te houden is ervoor gekozen niet elk mogelijk communicatiemoment in de tabel op te nemen maar alleen de wettelijk verplichte momenten. Deze gelden immers voor elke gemeente. Het staat u als gemeente uiteraard vrij om het aantal momenten uit te breiden als u daarmee een betere dienstverlening kunt bieden.

Processen

Als een burger of bedrijf een vergunningaanvraag, een melding of een informatieplicht via het landelijke Omgevingsloket indient, leidt dat tot de behandeling van een verzoek bij een gemeente of omgevingsdienst. Afhankelijk van het type verzoek dat is ontvangen, wordt een bepaald proces gevolgd. Per proces wordt een aantal processtappen uitgevoerd. Het aantal processtappen voor een vergunningaanvraag kan echter variëren. Dit is afhankelijk van een reguliere of een uitgebreide procedure die wordt gevolgd. In de tabel op de website worden alleen de processtappen genoemd waarop een communicatiemoment met de burger of bedrijf plaats vindt. Het klopt dus als u denkt: “Ik mis een aantal stappen in het proces zoals wij dat uitvoeren.” Als u meer informatie wilt over de processtappen die per proces doorlopen worden, kunt u dit terugvinden op de themapagina Omgevingswet op de website GEMMA Online van de VNG.

Grondslagen en situatie ná inwerkingtreding

Per processtap wordt aangegeven wat u met de burger of bedrijf moet communiceren. In de kolom Grondslagen vindt u de artikelnummers van de wetten terug waaruit blijkt waarom u moet communiceren. U vindt hierin echter geen Wmebv en Wep. De Wmebv treedt vanaf 1 juli 2024 in werking en wijzigt daarmee de Awb. Met name hoofdstuk twee wordt hierdoor veranderd. De Wep is sinds 1 juli 2021 al in werking getreden en heeft met name de Bekendmakingswet gewijzigd. In het overzicht wordt de uiteindelijke situatie ná inwerkingtreding van deze wetten getoond.

Middel

U heeft als gemeente of omgevingsdienst keuze uit een aantal manieren van communiceren met burgers en bedrijven. Soms moet u gebruikmaken van een bepaald middel, zoals DROP voor de publicatie op officielebekendmakingen.nl. Op andere momenten kunt u zelf kiezen hoe u communiceert. In de kolom Toelichting wordt extra uitleg gegeven waarop u wellicht moet letten.

Tips

De informatie op de VNG website is duidelijk, overzichtelijk en compleet. Ik geef u toch een aantal tips mee om verder over na te denken.

Kennisgeving alle meldingen?

In de tabel worden alleen wettelijk verplichte communicatiemomenten vermeld. In het kader van betere dienstverlening kunt u er voor kiezen om bijvoorbeeld van alle meldingen een kennisgeving te doen. Nu is dat alleen verplicht voor milieumeldingen en meldingen mobiele puinbrekers. Voor bouwmeldingen is het niet verplicht. Toch zouden inwoners van uw gemeente het wellicht kunnen waarderen als ze geïnformeerd worden dat er naast hun woning een andere woning of verbouwing wordt gerealiseerd. Daar is immers voor de technische bouwactiviteit geen vergunning meer voor nodig als het bouwwerk valt in gevolgklasse 1 onder de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen (Wkb). En als er geen vergunning nodig is, vindt er ook geen kennisgeving plaats.

Dit geldt ook voor informatieplichten die u ontvangt. Zo zou een buurman een horecabedrijf kunnen starten waarvoor een informatieplicht geldt. Als u hiervan ook een kennisgeving doet, worden de omwonenden hierover geïnformeerd en zijn ze niet verrast als het café ineens wordt geopend.

Om dit soort verrassingen (of teleurstellingen) bij inwoners te voorkomen, kunt u ervoor kiezen om in uw beleid op te nemen dat ook voor (bouw)meldingen en bepaalde informatieplichten een kennisgeving wordt gedaan in de landelijke voorzieningen.

Ontvangstbevestiging

Als de Wmebv op 1 juli 2024 in werking treedt, moet u van elk ontvangen elektronisch bericht onverwijld een ontvangstbevestiging sturen (Awb 2:17 lid 1). Deze ontvangstbevestiging kunt u volledig geautomatiseerd door uw VTH-systeem of zaaksysteem laten versturen op het moment dat het bericht ontvangen is. Zo weet de indiener dat zijn verzoek bij uw organisatie is aangekomen. Op een later moment kunt u (indien van toepassing) de procedurebrief bijvoorbeeld via de Berichtenbox van MijnOverheid of per e-mail toezenden.

Awb 2:17 lid 1 gaat over het versturen van een ontvangstbevestiging van een ontvangen elektronisch bericht. Als een burger een melding of informatieplicht per post indient, hoeft u volgens dit artikel daarvoor geen ontvangstbevestiging te sturen. Dit artikel gaat immers over elektronische berichten. Of u hiervoor toch (eventueel per post) een ontvangstbevestiging verstuurt, kunt u in uw beleid opnemen.

Meer weten?

Wilt u na het lezen van dit artikel eens van gedachten wisselen over de verschillende processtappen, de communicatiemomenten daarin en wat dit mogelijk gaat betekenen voor uw informatiesystemen, neem dan contact met ons op en we gaan hierover graag met u in gesprek.