Pas omgevingsproces ‘Waboproof’ aan, oefen en verbeter de dienstverlening

Na het meest recente uitstel van de Omgevingswet betoogde collega Arno van Waesberghe in het artikel “Ja mits… ook zonder de Omgevingswet vanaf 1 januari 2023!”  om de organisatie warm te houden voor de veranderingen die de Omgevingswet voorstaat. Als onderdeel van het warm houden beschrijven we hoe de gemeente concreet met de VTH-processen aan de slag kan en hoe de organisatie met het uitstel van de Omgevingswet haar voordeel kan doen.  

De basis voor de uitvoering van de Omgevingswet wordt gevormd door de zaaktypen uit de zaaktypecatalogus Omgevingswet (ZTC-Ow). De leveranciers van VTH-software hebben deze standaard set overgenomen en zodanig aangepast dat de zaaktypen beter aansluiten op de manier waarop hun software werkt.   

Uitstel biedt kansen

In de race om tijdig klaar te zijn voor de inwerkingtreding en daarbij de zaaktypen van de leveranciers op hun organisatie en specifieke situatie te laten passen, hebben veel gemeenten zich beperkt tot het nabouwen van de huidige werkprocessen.  

Als voorstellen tot een kritische blik op de huidige procesinrichting en eventuele wijzigingen al niet sneuvelden vanwege de beperkte tijd dan was “dit is onze werkwijze die in de loop van de jaren zo is gegroeid” een veel gehoord argument. Het bijzondere aan dat argument is dat de inrichting van de zaaktypen bij vergelijkbare gemeenten vaak flink van elkaar verschilt. Blijkbaar zijn er dus mogelijkheden voor een andere invulling van de processen en de organisatie.  

Van ‘Nee, tenzij’ naar ‘Ja, mits’

Binnen de organisatie staan de processen voor de Omgevingswet waarschijnlijk al klaar voor de livegang.  

Heeft de organisatie bij het inrichten van de zaaktypen zich afgevraagd of de processen nog steeds zijn gericht op een optimale dienstverlening? Sluiten ze op dat vlak bijvoorbeeld nog steeds aan bij het huidige bestuursakkoord? Wordt een aanvraag alleen getoetst aan de bestaande kaders of wordt er met de aanvrager ook gekeken wat eventuele andere mogelijkheden zijn, wat er wél kan?  

Het uitstel van de inwerkingtreding biedt een uitgelezen kans om deze vragen te beantwoorden en de processen daarbij eens kritisch tegen het licht te houden.  

Een praktische aanpak daarvoor is om de Omgevingswet processen om te (laten) bouwen naar de huidige wet- en regelgeving. Dat is op basis van de al beschikbare zaaktypen bij de meeste software een relatief kleine stap. Als de organisatie samen met de uiteindelijke gebruikers onderzoekt hoe en waar de slag van ‘Nee tenzij’ naar ‘Ja mits’ al gemaakt kan worden, verbetert de dienstverlening aanzienlijk en maakt de organisatie een begin met de gewenste cultuurverandering.  

Nieuwe manier van werken onder Wabo-vlag

De nieuwe processen, en daarmee de nieuwe manier van werken, kan vervolgens getest worden onder het bekende en vertrouwde regime van de Wabo en APV’s. Bijkomend voordeel is dat de gebruikers gelijk oefenen en ervaring opdoen met de nieuwe software. Omdat het wettelijk kader bekend terrein is, kan tijdens het gebruik van de zaaktypen extra kritisch naar het proces gekeken worden en is de organisatie wendbaar en flexibel als zou blijken dat de inrichting nog niet optimaal is ingericht en er aanpassingen nodig zijn.  

Tegen de tijd dat de Omgevingswet in werking treedt, is iedereen aan de nieuwe werkwijze gewend en is er een grote slag gemaakt in de dienstverlening. De omschakeling naar de Omgevingswet is dan een veel kleinere stap. Laat die invoering dan maar gerust komen!