Hoeveel omgevingswetsoftware heb je nodig?

Voor uitvoering van de Omgevingswet hebben gemeenten software nodig zoals plansoftware, toepasbare regelsoftware en VTH-software. De druk is hoog om deze software aan te besteden en in gebruik te nemen. Maar stel nou dat je het maken van bestemmingsplannen altijd uitbesteedde aan een ruimtelijk adviesbureau? En dat je overweegt om dat te blijven doen voor het Omgevingsplan en de Omgevingsvisie? Heb je dan nog plan- en toepasbare regel-software nodig? Het korte antwoord lijkt: ja. Maar, in welke mate? In dit artikel verkennen we de mogelijkheden met de focus op het uitbouwen van het Omgevingsplan.  

Werkwijze bij bestemmingsplannen

Een gemeente die het maken van bestemmingsplannen uitbesteed kan relatief eenvoudig daartoe opdrachten verstrekken en beheren: elk bestemmingsplan heeft haar eigen afgebakend gebied. Meerdere tegelijkertijd lopende opdrachten ‘bijten’ elkaar niet. Ook voor de besluitvorming en publicatie is het telkens een aparte dataset die andere plannen niet beïnvloedt. De gemeente heeft software nodig om het van een ruimtelijk adviesbureau ontvangen plan te kunnen ‘viewen’, daarover te kunnen besluiten en te publiceren. 

Werkwijze bij het omgevingsplan

Het omgevingsplan is één geheel waarin telkens wijzigingen worden aangebracht. Het valt te vergelijken met een registratie waarin continu gemuteerd wordt. De vraag is hoe een afgebakende opdracht uitbesteed kan worden. In het bijzonder als er tegelijkertijd meerdere wijzigingstrajecten onderhanden zijn, eventueel bij verschillende adviesbureaus. Is die opdracht voor een deel van het grondgebied en kan dan bewaakt worden dat andere wijzigingen geen invloed op de regels in dat gebied hebben? En wat te doen bij het themagewijs wijzigen van het omgevingsplan? Hoe dan ook, de wijzigingen die door het externe adviesbureau zijn doorgevoerd moeten verwerkt worden in de omgevingsplanregistratie. Daarna kan besluitvorming en publicatie plaatsvinden.  

Waar een bestemmingsplan vooral bestaat uit ‘regels en kaart’, is er bij een omgevingsplan sprake van regels, kaart en annotaties. En ook nog ’s toepasbare regels. Twee uitgebreide registraties, van plan en van toepasbare regels, die geactualiseerd worden vanuit de van het adviesbureau ontvangen mutaties.   

Het continue wijzigen van het omgevingsplan en toepasbare regels maakt dat de bestaande beheerverantwoordelijkheid van de gemeente (‘viewen’ en publiceren) zich verbreed met het beoordelen van de wijzigingen op impact op andere delen, op de toepasbare regels en op de procesketens die met de software worden ingeregeld. Dit vergt meer expertise en controle van de gemeente.   

Waarvoor software nodig?

Als je als gemeente het wijzigen van het omgevingsplan en bijbehorende toepasbare regels uitbesteed, welke functionaliteit heb je dan nog nodig? Je zou zeggen: in ieder geval niet voor het wijzigen van omgevingsplan en toepasbare regels, oftewel software voor ‘zelf doen’. Software voor het ‘viewen’ en publiceren is in ieder geval noodzakelijk. Of zou het wenselijk zijn om kleine aanpassingen en correcties zelf te kunnen doorvoeren? Het is de vraag of dat verstandig is. Het vergt veel kennis om dat goed te kunnen doen. Ter ondersteuning van de regierol, om te borgen dat het Omgevingsplan één geheel blijft, lijkt functionaliteit noodzakelijk om de registraties van plan en toepasbare regels te kunnen beheren, in de zin van bewaking van kwaliteit, integriteit en volledigheid. En functionaliteit om wijzigingsopdrachten af te kunnen bakenen, de desbetreffende delen van de registraties te kunnen ‘vergrendelen’ tegen wijziging door andere opdrachten en regie te kunnen voeren op de lopende wijzigingsopdrachten. Belangrijk is dat er functionaliteit is om de van adviesbureaus ontvangen wijzigingen te kunnen verwerken. Functionaliteit voor besluitvorming, waaronder het kunnen bekijken van de gewijzigde situatie en de verschillen met de bestaande situatie, en voor publicatie zijn uiteraard benodigd.  

Het verschil met software voor ‘zelf doen’ (t.o.v. software bij uitbesteden) lijkt enerzijds het niet nodig zijn van functionaliteit voor het zelf doorvoeren van wijzigingen – het geheel van nieuwe en vervallen regels, inclusief annotaties en geo–informatie – en anderzijds de wel benodigde functionaliteit voor het verstrekken van opdrachten aan, en het verwerken van wijzigingen van de adviesbureaus. Functionaliteit voor het beheer, voor het afbakenen van wijzigingsprojecten en voor het voeren van regie daarop lijkt ook bij ‘zelf doen’ relevant al zal dit bij het kunnen verstrekken van opdrachten aan, en het verwerken van wijzigingen van adviesbureaus zwaardere eisen stellen.  

De VNG onderscheidt in haar softwarerequirements voor plansoftware1 vier groepen functionaliteiten: tekst- en geometriecomponent als onderdeel van de regeling- cq. maakcomponent, de werkprocescomponent, de publicatiecomponent en de viewercomponent. Zij licht daarbij toe dat een “gemeente die het wijzigen van haar plan uitbesteed […] vermoedelijk voldoende [zal] hebben aan de publicatie- en viewer component.” In het licht van het voorafgaande lijkt het dat bij uitbesteding ook de werkprocescomponent benodigd is waaraan extra eisen gesteld worden qua verstrekking en bewaking van opdrachten en het voeren van regie. En verder dat extra functionaliteit nodig is voor het verwerken van de wijzigingen van het adviesbureau en voor het bewaken van de kwaliteit van de registratie.     

Wat te doen?

Het begint er mee te kiezen tussen ‘zelf doen’, alles uitbesteden of een combinatie van deels ‘zelf doen’ en deels uitbesteden. Elke keuze stelt andere eisen aan de te verwerven software, zoals hiervoor toegelicht. De derde keuze stelt de meeste eisen. Als een gemeente nu al uitbesteed (bestemmingsplannen) lijkt het me verstandig om in overleg te treden met de desbetreffende adviesbureaus. Hoe kijken zij hier tegenaan? Welke risico’s zijn er in de drie varianten qua automatisering? Maak met de verkregen inzichten de meest verstandige keus en baken daarmee de gewenste functionaliteit af . Die keus kan wel ’s een pragmatische zijn, voor de korte termijn. Een eerste stap in een groeipad waarvan richting en tempo nog niet inzichtelijk is. We moeten met z’n allen nog gaan ondervinden wat uitvoering van de omgevingswet in de praktijk gaat betekenen. En hoe we dat technisch goed ondersteund krijgen. Zo is er nog geen uitwisselstandaard tussen adviesbureau en gemeente (door de VNG is dit wel al onderkend)  Het kan wel eens verstandig zijn vooralsnog te kiezen voor één adviesbureau dat zowel plan als toepasbare regels maakt.  

Hoe dan ook, 2021 staat te boek als ‘oefenjaar’. Als je kiest voor (alles) uitbesteden en de daarvoor benodigde software aanschaft, dan kun je zelf geen plan maken. Lijkt me geen probleem. Ga oefenen met je adviesbureau, zij gaan immers het plan uitwerken.  

Ik wens je succes bij je overwegingen en keuzes. Foute keuzes zijn er m.i. niet. Voortschrijdend inzicht wel. Maar dat krijg je pas als je stappen zet.