Omgevingswetprocessen: anders inrichten?

Eén van de aandachtsgebieden om goed voorbereid te zijn op uitvoering van de Omgevingswet staat te boek als: richt uw processen opnieuw in. Op het eerste gezicht lijkt er evenwel niet zoveel te veranderen. Hoe groot is nu deze uitdaging?

Bestaande processen

Door de VNG zijn de processen voor uitvoering uitgewerkt in procesmodellen. Zo is er bijvoorbeeld een (bedrijfs-)proces ‘Behandelen vergunningaanvraag’. Op het eerste gezicht lijkt er niet zo veel veranderd. Het proces kent als ‘hoofdstappen’ achtereenvolgens:

Intake > Inhoudelijk behandelen > Besluiten > Bekendmaken

Een degelijke indeling kenden we bij de WRO ook al. Het ‘anders inrichten’ zit ‘m dan ook niet op dit niveau maar meer in detail (het ‘wat’) en met name het ‘hoe’. En daar vergt de Omgevingswet, en vooral de achterliggende doelen, het een en ander aan aanpassing van de uitvoering van processen. Was bij de behandeling van een vergunningaanvraag de insteek ‘toetsen of het mag’, onder de Omgevingswet is dat ‘mogelijk maken dat het kan’. Dat betekent een andere manier van omgaan met de aanvraag door de vergunningverleners. Participatie zou georganiseerd moeten zijn door de aanvrager. Maar als dat niet of onvoldoende heeft plaatsgevonden, wat doe je dan als bevoegd gezag om het initiatief mogelijk te maken? Ga je de aanvrager daarbij helpen? Dergelijke aspecten maken deel uit van het anders inrichten. Meer concretere aspecten zijn de beperking, in veel gevallen, van de doorlooptijd tot 8 weken en meer samenwerking met ketenpartners. Als het laatste het geval is, moet dat passen binnen die 8 weken. Dat vergt goede afspraken en duidelijkheid over hoe je elkaar vindt en met elkaar communiceert (samenwerkingsruimte, mail, telefoon e.d.). Weer wat anders is het kunnen inspelen van de uitvoering van het proces op de klantreizen van de aanvragers. Die kunnen heel verschillende reizen maken met bijbehorende serviceformules. Hoe wil je daarmee omgaan als vergunningverlenende organisatie? Al met al meer dan genoeg aanleidingen om werk te maken van het herinrichten van processen.

Nieuwe processen

Het vooroverleg komt in het eerder genoemde processenmodel van VNG terug als (bedrijfs-)proces ‘Verkennen en begeleiden initiatief’. Was het vooroverleg al als proces onderkend en ingericht? En zo ja, lijkt dat op het nieuwe proces? Als je wat meer gedetailleerd kijkt, waarschijnlijk niet. Een belangrijk nieuw instrument hierin is bijvoorbeeld de Omgevingstafel. En die moet ‘klaar gezet’ worden. En juist in deze fase ligt het accent op meedenken en mogelijk maken. Is dat al voldoende ingebed in de uitvoering?

En dan zijn er nog de planprocessen, met name het (bedrijfs-)proces ‘Wijzigen omgevingsplan’ in het VNG-processenmodel. In de huidige situatie zijn er grofweg twee: maken van een bestemmingsplan en (partieel) wijzigen van een bestemmingsplan. Het eerste is eerder een project dan een proces. En is voor het tweede een proces ingericht en wordt dat ook telkens als proces uitgevoerd? Ik meen waar te nemen dat procesgericht werken hierbij nog niet sterk ontwikkeld is. Hoe dan ook, ook hier is sprake van een andere insteek bij de uitvoering ervan. Alleen al het effectueren van participatie. Procesgericht werken, en het zaakgericht registreren daarvan, wordt mijns inziens hierbij belangrijker. En wat te denken van nu gescheiden beleidsterreinen (Bestemmingsplannen, APV e.d.) die geïntegreerd aan het Omgevingsplan moeten werken?
Het opstellen van een nieuw plan vervalt. Er is een omgevingsplan waarop frequent wijzigingen doorgevoerd worden. Op elke wijziging moet besloten worden en worden gepubliceerd. En dan kunnen er ook nog een meerdere wijzigingsprocessen tegelijkertijd lopen. Dat vergt het een en ander aan afstemming tussen de in uitvoering zijnde wijzigingsprocessen en van de ondersteunende software.

Anders inrichten? Jazeker!

Je bent er niet met het inrichten van processen in de te gebruiken software: vergunningapplicatie, plansoftware. Dat zou ‘oude wijn in nieuwe zakken’ zijn. Waar het om draait is dat alle betrokkenen bij een proces, in- en extern, weten wat er van hen gevraagd wordt, wat hen te doen staat en vanuit welke ambitie ze ‘er in moeten zitten’. En dat dat zoveel mogelijk ondersteund wordt door de gebruikte software. Door de VNG is in beeld gebracht hoe je dit kunt aanpakken en waar je op moet letten.
Invoering van de Omgevingswet vergt inderdaad het opnieuw en anders inrichten van processen. Of dat dan geslaagd is, moet de praktijk uitwijzen. Hoe ervaren burgers en bedrijven hun rollen als initiatiefnemers en belanghebbenden? ‘Anders inrichten’ zal ook na 1-1-2022 aandacht moeten houden om continu te leren en te verbeteren.

Als je hier eens verder over wilt doorpraten, neem dan gerust contact op. Mail dan naar a.kloosterboer@telengy.nl.