Aan de slag met toepasbare regels

Benut de extra tijd om te oefenen

door Arjan Kloosterboer en Ton de Wit

Het uitstel van inwerkingtreding van de Omgevingswet is met gemengde gevoelens ontvangen. De een is er blij mee terwijl de ander het jammer vindt dat de druk er nu vanaf is. Inmiddels lijkt het uitstel echter geen reden voor gemeenten om achterover te leunen en het project stil te leggen of te vertragen. Het tegendeel lijkt waar. Er worden volop plannen gemaakt om meer kennis op te doen en aan de slag te gaan met applicaties en oefenen. Door het uitstel komt de – in het gedrang gekomen – oefenperiode van een jaar alsnog binnen bereik. Het roept wel de vraag op hoe je die extra tijd goed kunt benutten.

Een belangrijk nieuw fenomeen is toepasbare regels. Er is al heel veel informatie beschikbaar op de websites van Aan de Slag met de Omgevingswet en de VNG. Dankzij Corona ook steeds meer in de vorm van webinars. Leveranciers bieden inmiddels ook applicaties aan zodat daarmee geoefend kan worden in de DSO pre-productieomgeving.

Nieuw en multidisciplinair

Het onderwerp toepasbare regels is niet alleen nieuw, het raakt ook meerdere vakgebieden. Het gaat over informatisering, over juridische regels, het betreft werkingsgebieden op de kaart en het beoogt digitaal werken en betere (digitale) dienstverlening. Daarom is het raadzaam om meerdere disciplines te betrekken bij het ontwikkelen van toepasbare regels. Met name de juridische, VTH, dienstverlening en (GEO) Informatie disciplines.

Mogelijkheden om te oefenen zijn er inmiddels volop, bijvoorbeeld:

• staalkaarten van de VNG vertalen naar je eigen regelgeving (of vice-versa);
• (regionale) workshops om toepasbare regels te maken;
• voorbeelden van toepasbare regels van de DSO demo-omgeving downloaden en aanpassen voor je eigen regelgeving;
• indieningsvereisten en vergunning checks uitwerken voor je top-10 activiteiten (en dat kan ook gewoon in Word of Excel, hiervoor zijn voorbeelden beschikbaar);
• toepasbare regels opvoeren en bekijken in de DSO pre-productieomgeving.

Toepasbare regels in de praktijk

Het is relevant om onderscheid te maken tussen enerzijds reeds bestaande lokale regelgeving (achteraf) voorzien van toepasbare regels en anderzijds het integraal ontwikkelen van een volledig nieuw Omgevingsplan, inclusief bijbehorende toepasbare regels. In het laatste geval is het van belang om al tijdens het ontwerpen van nieuwe regelgeving te toetsen of deze zich goed laat vertalen naar toepasbare regels en waar nodig de regelgeving hiervoor geschikt(er) maken. Voor de bestaande lokale regelgeving kan mogelijk een meer pragmatische en beperkte set toepasbare regels volstaan.

Om de extra tijd daadwerkelijk te benutten voor het oefenen en ontwikkelen van toepasbare regels is het belangrijk om dit gestructureerd en resultaatgericht aan te pakken.

Bijvoorbeeld in de volgende 3 stappen:

Stap 1 Richting bepalen

Organiseer een workshop voor de programma/projectgroep om hen te informeren over de werking en het belang van toepasbare regels. Achterhaal wat de ambities en wensen zijn, of delen mogelijk uitbesteed gaan worden en wie er met toepasbare regels aan de slag moeten. Vragen hierbij zijn bijvoorbeeld:

• Wil je enkel voldoen aan de minimale eisen of wil je juist extra stappen zetten om de dienstverlening te verbeteren?
• Wil je de bestaande regelgeving ongewijzigd laten of wil je deze waar nodig ook aanpassen en verbeteren?
• Ga je toepasbare regels zelf ontwikkelen, publiceren en beheren of besteed je onderdelen uit?
• Werk je in de regio samen met andere gemeenten en de omgevingsdienst of pak je het zelfstandig op?

Op basis van de verkregen input worden de ambities en doelen op hoofdlijnen bepaald, welke toepasbare regels daarvoor nodig zijn en wie daar mee aan de slag gaan.

Stap 2 Voorbereiden

Vervolgens worden alle inhoudelijk betrokken medewerkers (disciplines) in een workshop wegwijs gemaakt in toepasbare regels en de daarvoor noodzakelijke zogenoemde annotaties. In de workshops moet veel ruimte zijn om op basis van casussen en eigen regelgeving te oefenen en het bouwen van toepasbare regels. Hierbij lopen deelnemers vaak tegen praktische vraagstukken aan die je alleen tegenkomt als je gaat oefenen. Hieronder een praktijkvoorbeeld dat ontdekt is door te oefenen.

Praktijkvoorbeeld

Als regels over ‘uitrit op de openbare weg’ als ‘werkingsgebied’ de openbare weg hebben, dan krijgt een initiatiefnemer die regels niet te zien als die op zijn eigen perceel klikt.

Om vervolgens met het bouwen van toepasbare regels aan de slag te kunnen worden de eerder geformuleerde hoofdlijnen omgezet in een realistische aanpak en planning.

Stap 3 Aan de slag

Op basis van opgedane ervaring en de uitgewerkte aanpak worden vervolgens passende en adequate toepasbare regels opgesteld en getest. Maak hierbij vooral veel gebruik van de vele voorbeelden die al ontwikkeld en beschikbaar zijn, o.a. op het DSO (zie ook hierboven).

Ook is het raadzaam om de aanpak aan te laten sluiten bij binnen de gemeente bestaande (kort-cyclische) ontwikkelmethoden zoals Scrum en Lean.

Conclusie

Het belang en het ontwikkelen van toepasbare regels moet niet onderschat worden. Er moet nog veel geleerd en gedaan worden. Benut de verkregen extra tijd dus om op tijd de benodigde vragenbomen beschikbaar te hebben in het DSO. Hiermee borg je dat de dienstverlening tijdig op orde is en voorkom je onduidelijkheden voor initiatiefnemers. Het voorkomt ook onnodige vragen aan gemeenten en daarmee onnodig werk.

Meer informatie?

Als u meer wilt weten over onze ervaring met het ontwikkelen van toepasbare regels of heeft u behoefte aan advies of ondersteuning, neem dan contact op met Ton de Wit, t.d.wit@telengy.nl, 06 22 97 29 46  of Arjan Kloosterboer, a.kloosterboer@telengy.nl, 06 27 62 59 71.