Samenwerken onder de Omgevingswet vraagt om gedeelde informatie

Het uitvoering geven aan de Omgevingswet vraagt al snel samenwerking tussen initiatiefnemers, belanghebbenden, bevoegde gezagen en hun ketenpartners zoals omgevingsdiensten en veiligheidsregio’s. Daarom is het van belang dat de samenwerkende partijen en personen snel en eenvoudig kunnen beschikken over alle relevante informatie. Hoe regel je dat? 

Hulpmiddel om informatie uit te wisselen

Eigenlijk werk je altijd samen en komt het zelden voor dat je in je eentje iets helemaal kunt afhandelen. Werk je met collega’s in je eigen organisatie samen, dan heb je er op de één of andere manier voor gezorgd dat je bij elkaars informatie kunt: door een gezamenlijk dossier of applicatie. Lastiger wordt het al als sommige collega’s met andere software werken. In dat geval moet er gekoppeld worden, wat niet altijd een feest is. Maar wat nu als er met ketenpartners of met burgers en bedrijven samengewerkt moet worden? Creativiteit kent geen grenzen: er wordt gebruik gemaakt van mailen, WeTransfer, USB-sticks, Dropbox, Google Drive, Teams, Slack, Pleio en ga zo maar door. Daar zitten prima tools bij, maar niet voor alle situaties.  

Grofweg is relevant of je (gezamenlijk) aan een project werkt of aan de uitvoering van een veelvoorkomend proces. Bij een project heb je de tijd om samenwerking in te richten en de meest geschikte tools te kiezen. Dat kan bijvoorbeeld goed gaan bij participatie waarin bepaalde burgers, bedrijven en de overheid samen werken aan verbetering van hun leefomgeving. Maar hoe doe je dat in veelvoorkomende situaties zoals het behandelen van een aanvraag? Dan ontbreekt de tijd om iets in te gaan richten, omdat alle voorzieningen al klaar moeten staan. 

Informatiebehoefte bij samenwerking

Als gemeente of ander bevoegd gezag heb je je vergunningapplicatie al draaien, en de ketenpartners hebben hun applicaties. Maar hoe kom je bij elkaars informatie? Binnen het DSO-programma hebben daarom de koepelorganisaties van gemeenten, waterschappen, provincies en het Rijk gezamenlijk in het project UIVO-I (2017) onderzocht waaraan behoefte is (zie link onderaan). Hieruit bleek dat er, naast het gebruik van elkaars documenten, behoefte is aan meer: 

• Het verzoeken tot levering van producten zoals een advies en elkaar op de hoogte houden van planning en voortgang van productie daarvan. 
• Toegang tot elkaars documenten, bestanden e.d. en versies daarvan (zoals concepten, ook van wijziging van bijvoorbeeld een Omgevingsplan). 
• Het gezamenlijk werken aan een document of een ander resultaat (onder meer te vergelijken met het samen in Google Docs schrijven van een document). 
• Het kunnen vinden van ‘collega’s’ bij de ketenpartners. 

Gemeenschappelijke taal en afspraken

Om dit mogelijk te maken is een vorm van samenwerkingsfunctionaliteit nodig. Daarnaast zijn een gemeenschappelijke taal en afspraken nodig om daadwerkelijk samen te werken. Die taal is er: zaakgericht werken. Een taal die mensen verstaan en die is uitgewerkt zodat applicaties over zaken met elkaar kunnen communiceren (onder andere de ZaakDocumentServices). De basisbeginselen van het zaakgericht werken zijn dan ook het uitgangspunt voor de informatievoorziening ten behoeve van het samenwerken. Dat is in de rapportage UIVO-I in onderstaande figuur gevisualiseerd. Kenmerkend is dat elke ketenpartner zijn eigen zaak uitvoert waarbij tussen en over die zaken informatie wordt uitgewisseld.  

Bron: Informatie-architectuur Samenwerking (aan uitvoering van de Omgevingswet); UIVO-I, versie 1.05, 14-11-2017

Samenwerkingsfunctionaliteit

Enkele leveranciers van VTH-software (Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving) leveren iets van een ‘samenwerkruimte’.  Interessant is om te bezien in hoeverre dat tegemoetkomt aan de bovengenoemde behoeften en of het zaakgericht werken als uitgangspunt is genomen. Ik heb daar nog geen goed zicht op. Hoe dan ook, deze oplossingen lijken vooral het samenwerken te ondersteunen tussen de klanten van een leverancier van die software.  

Hoe nu samen te werken tussen ketenpartners die software gebruiken van verschillende leveranciers? Dat vergt meer technische afspraken, over bijvoorbeeld services en API’s (de berichten waarmee applicaties met elkaar communiceren). En wellicht is een gemeenschappelijke, leveranciersonafhankelijke functionaliteit nodig: voor samenwerking tussen die samenwerkingsruimtes. Binnen het DSO-programma is nu sprake van een eerste ontwikkeling in die richting. Waar deze ontwikkeling precies gaat komen is ongewis, maar dat er wat gaat komen is kansrijk. 

Afspraken maken

Wat nu als individuele ketenpartner? Niet wachten op al deze ontwikkelingen! Daarvoor dringt de tijd al te hevig. Allereerst is het van belang om te beoordelen met wie (welke ketenpartners) in welke situaties samengewerkt gaat worden. Dat gaat om andere bevoegde gezagen en partijen als omgevingsdiensten en veiligheidsregio’s. Die situaties betreffen zowel beleidsontwikkelings- als VTH-processen. Vervolgens per situatie afspraken maken!  

Het zaakgericht werken is daarvoor een goed instrument. Afspraken kunnen gemaakt worden per zaaktype en per product of dienst dat met een zaak van een zaaktype geleverd wordt. Het materiaal daarvoor is voorhanden: de zaaktypecatalogus (ZTC) en producten- en dienstencatalogus (PDC) die uitgewerkt zijn in het project UIVO-I. Indien je als ketenpartners software van dezelfde leverancier gebruikt, dan zijn de afspraken wellicht al in een testomgeving uit te proberen. Ook moet niet vergeten worden om te bekijken hoe samengewerkt kan worden met initiatiefnemers en belanghebbenden: burgers en bedrijven. Ik ben benieuwd naar de eerste ervaringen!

Relevante informatie: zie de bijlagen 1b, 4b, 4c en 4d van de rapportage UIVO-I op ‘Aan de slag met de Omgevingswet’ en de binnen UIVO-I ontwikkelde Producten- en dienstencatalogus en Zaaktypecatalogus.