Grip op gegevens met integraal gegevensmanagement

Een coproductie van GEON-adviseurs Gerlof de Haan, Martijn Neijenhuis en Telengy-adviseur Ton de Wit

Het verbeteren en professionaliseren van gegevensmanagement is een belangrijke randvoorwaarde voor het invoeren van de Omgevingswet. Grip op gegevens blijft echter niet beperkt tot de Omgevingswet. Voor nagenoeg alle belangrijke (toekomstige) vraagstukken bij gemeenten en in ketens is het tijdig kunnen beschikken over toegankelijke, afgestemde en betrouwbare gegevens een belangrijke eerste stap. Aan de slag met gegevensmanagement dus… Maar, zult u zich afvragen, waar moet ik dan beginnen en hoe pak ik het aan?

Een eenduidig antwoord op deze vraag is helaas niet mogelijk. Gegevensmanagement kent namelijk verschillende benaderingen, verschijningsvormen en methodieken. Welke daarvan passend zijn hangt sterk af van de situatie binnen uw gemeente. In dit artikel beschrijven we de huidige situatie en geven we handreikingen en praktijkvoorbeelden. Hopelijk inspireren en motiveren we u om er in uw eigen organisatie mee aan de slag te gaan.

Waar staan we?

In de afgelopen jaren zijn forse investeringen gedaan in de basisregistraties, bijvoorbeeld de BAG en BGT. Zij verbinden het fysieke domein (gebouwde omgeving en openbare ruimte) en het maatschappelijke domein (mensen, organisaties en activiteiten). De voorwaarden voor tijdige, toegankelijke, afgestemde en betrouwbare gegevens lijken nu ingevuld. Toch blijkt het tegendeel waar.

Vertrouwen in het stelsel

Het verplicht gebruik van de basisregistraties blijft achter. Verplicht terugmelden van onjuistheden verschilt sterk per registratie en per organisatie. Die terugmeldingen zijn echter cruciaal voor de kwaliteit en consistentie van (basis)gegevens. En daarmee voor het vertrouwen in het stelsel op lange termijn.

Samengestelde informatie

Gebruikers ervaren de registraties niet als een eenduidig stelsel, maar als een stel(sel) basisregistraties. Ieder met eigen definities, toegang en technisch regime. Gemeentelijke vraagstukken zijn vaak juist domeinoverstijgend. Denk aan de omgevingswet en het sociaal domein. Het gaat niet om een enkel gegeven uit één goed beheerde basisregistratie, maar om samengestelde informatie uit verschillende bronnen. Die informatie op passende wijze bij de gebruiker krijgen is een flinke opgave voor gegevensmanagement.

Datakwaliteit

De verwachtingen over Open en Big Data en Datagestuurd werken zijn hoog. In experimenten en pilotprojecten worden veelbelovende resultaten behaald. Maar vrijwel altijd is datakwaliteit (naast privacy) een hobbel. Dikwijls spreken we dan van een geslaagde pilot, maar blijft de organisatie achter met een hoofdpijndossier. Hoe zorgen we er voor dat eigenaarschap en datakwaliteit ook echt op de agenda komen?

Beheer

De invoering van basisregistraties heeft er toe geleid dat gegevens zijn “los geweekt” van de processen. Gegevensbeheer is in veel gemeenten volwassener aan het worden. Maar het heeft nog niet automatisch geleid tot efficiënt beheer en het prioriteren van beheeractiviteiten. Waarom is er wellicht wel geld voor de BAG en niet voor de BGT? Doen we geen dubbel werk? Wie controleert en bepaalt dat eigenlijk?

Privacy

En dan is er uiteraard ook nog het privacyvraagstuk en de nieuwe privacyregelgeving (algemene verordening gegevensbescherming oftewel AVG). Organisaties krijgen meer verantwoordelijkheid om aan te tonen dat ze zorgvuldig om gaan met gebruik en bewerking van persoonsgegevens. Denk bijvoorbeeld aan de eis voor het aanstellen van een functionaris gegevensbescherming (FG). We kunnen dit niet los zien van bovenstaande vraagstukken en het gaat dus ook over gegevensmanagement.

Integraal gegevensmanagement kan hulp bieden

Integraal gegevensmanagement kan helpen de geschetste problematiek het hoofd te bieden. Hiervoor zijn diverse handreikingen beschikbaar. Denk aan:

• de visie van VNG/KING, het Gemeentelijke Geoberaad en Geonovum over het in samenhang beheren van diverse ruimtelijke basisregistraties. Deze gaat uit van integrale benadering en beheer van de ruimtelijke objecten[1];
• de ENSIA die inspeelt op de behoefte aan een eenduidige kwaliteitstoets over alle registraties heen;
• het 5-lagenmodel van Nora dat data als een afzonderlijke laag positioneert. Dit nodigt uit om in gesprek te gaan met de gebruikers van data;
• de Baseline Informatiebeveiliging (BIG) van de Informatiebeveiligingsdienst (IBD) en de daarvan afgeleide operationele handreikingen en toetsen (onlangs uitgelijnd op de eerder genoemde AVG);
• de GEMMA-katernen over gegevensmanagement, inclusief de praktijkverhalen;
• het GEMMA-katern tactisch gegevensmanagement dat onder andere inzicht geeft in de producten die gegevensmanagement kan opleveren.

Maar waar te beginnen…? Enkele praktijkvoorbeelden

Integraal gegevensmanagement ontstaat niet vanzelf. We moeten het op de één of andere manier organiseren. In de praktijk zien we verschillende benaderingen.

De organisatorische benadering

In de praktijk kiezen veel gemeenten voor een organisatorische ingreep. Ze geven gegevensmanagement een plek in het organogram. Bijvoorbeeld in de vorm van een apart team Gegevensmanagement of Gegevensbeheer.

In de notitie Gegevensmanagement in de praktijk van KING beschrijft de gemeente Arnhem hoe zij een reorganisatie te baat heeft genomen om een integraal team Gegevensbeheer in te richten. Vanuit deze organisatorische eenheid geeft de gemeente vervolgens invulling aan de verschillende gegevensmanagementproducten zoals gegevenslandschap, gegevenscatalogi, kwaliteit en afspraken.

De proces benadering

Andere gemeenten kiezen voor een meer pragmatische aanpak. Zij gaan voor de inrichting van een efficiënt proces waarin wordt samengewerkt aan een integraal beheer van basisgegevens.

Zo zijn bijvoorbeeld verschillende gemeenten gestart met het inrichten van het proces van integraal (kaart-)objectenbeheer. In dat proces gaat het om een efficiënte uitvoering van het beheer van kaartgegevens voor verschillende domeinen (BAG, BGT, Kadaster, Wkpb en WOZ). Hierbij ligt de aandacht op het uitvoeren van consistentiecontroles van de data uit de diverse bronnen. Die controles vormen het vertrekpunt voor een gesprek met de bronhouders, gericht op het optimaliseren van het proces. “Ketenbewustzijn” en eigenaarschap spelen hier een belangrijke rol. Vanuit die scope vullen de gemeenten stapsgewijs de relevante gegevensmanagementproducten uit figuur 1 in.

Een andere gemeente kiest juist voor een andere benadering: zij richt zich op het stelselbeheer als kapstok voor gegevensmanagement. Daarbij steekt de gemeente in op een (actuele) verplichting van toezicht. De gemeente heeft via ENSIA immers te maken met verticaal en horizontaal toezicht. Door met name een ruime interpretatie van het horizontale toezicht krijgt de stelselbeheerder de rol van toezichthouder bij de afweging van nieuwe initiatieven. Initiatieven die op het eerste gezicht geen betrekking hebben op een van de basisregistraties, maar die het gevolg zijn van andere wettelijke verplichtingen en wensen uit de ‘business’. Voor al deze initiatieven hanteert de stelselbeheerder een vast afwegingskader met elementen van een impactanalyse, een businesscase en verantwoording (KPI’s). In het kader van die afweging komen ook weer de gegevensmanagementproducten uit figuur 1 aan bod.

De stapsgewijze of thematische aanpak

Sommige gemeenten kiezen bewust voor het prioriteren en stapsgewijs realiseren van de gegevensmanagement producten uit figuur 1.

Een voorbeeld kennen we van een waterschap dat zich specifiek richt op het product datakwaliteit. In dat kader is een visie op gegevenskwaliteit opgesteld (of eigenlijk overgenomen van de overheid) met bijbehorende principes, zoals vertrouwen als basis, denken vanuit gebruik, transparantie naar alle doelgroepen en een integraal beeld van de gegevenskwaliteit voor de keten. Vervolgens zijn die visie en principes vertaald naar kwaliteitskenmerken en bijbehorend afwegingskader:

• Wat is er al geregeld?
• Wat is belangrijk?
• Welke kaders/principes zijn van toepassing?
• Voldoen de gegevens aan de gewenste kwaliteit?
• Wat is nodig om de kwaliteit te verbeteren?

De verantwoordelijkheid en de uitvoeringstaken van deze visie en aanpak vanuit datakwaliteit zijn toegewezen aan functionarissen/rollen binnen de organisatie.

Op dezelfde wijze zien we op dit moment ook veel gemeenten die het thema informatieveiligheid en gegevensbescherming aangrijpen om een start te maken met integraal gegevensmanagement.

Route naar integraal gegevensmanagement

Hierboven zijn voorbeelden gegeven van invulling van gegevensmanagement. De ene is niet beter dan de andere. Het is vooral belangrijk te weten wat kans van slagen heeft in uw organisatie. En waar nu te beginnen? Het devies is niet alles in een keer, maar klein beginnen en daar waar het kan stap voor stap. Bijvoorbeeld:

1. Bepaal waar de beste kansen liggen om gegevensmanagement beter in te richten of in te zetten. Van daaruit kan er aan olievlekwerking worden gewerkt. Welke problemen kunnen nu al worden opgepakt en welke acties horen daar bij?
2. Visie, principes en resultaten verwoorden en vaststellen. Geef richting, hoe beperkt ook, met focus op het probleem dat opgelost moet worden. Dit geldt zowel voor een benadering vanuit het proces als voor een nieuw organisatieonderdeel. Gegevensmanagement moet niet starten zonder een visie, strategie, principes en benoemde resultaten.
3. Relateer concrete verbeteracties aan capaciteit en rollen. Stel vast welke rollen en functionaliteiten de organisatie (beter) wil invullen om de verbeteringen te realiseren en te borgen. Hiervoor zijn verschillende routes mogelijk zoals eerder beschreven. Hierbij kunt u ook buiten uw eigen organisatie kijken naar samenwerking in de regio en/of met ketenpartners, zoals de zogenoemde gegevenshuizen.
4. Stuur vervolgens op de gewenste resultaten, evalueer deze en borg de nieuwe aanpak.

Het klinkt allemaal logisch, maar in de waan van de dag sneuvelt deze bewezen aanpak vaak. Wellicht kan dit artikel u helpen bij het kiezen van uw eigen strategie op weg naar integraal gegevensmanagement.

[1] Hierbij gaan we even voorbij aan nieuwe discussies over het feit of het hier dan om meer dan alleen de harde topografie mag gaan.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met:

• Ton de Wit, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 22 97 29 46 of via e-mail: t.d.wit@telengy.nl
• Martijn Neijenhuis, adviseur bij Geon, via telefoon 06-20 24-74 85 of via e-mail: j.m.neijenhuis@geon.nl
• Gerlof de Haan, adviseur bij Geon, via telefoon 06-20 24 74 74 of via e-mail: g.r.de.haan@geon.nl