De juiste software voor de uitvoering van de Omgevingswet

Met nog anderhalf jaar te gaan, wordt het zo langzamerhand tijd de beschikbaarheid van de benodigde software voor de Omgevingswet zeker te stellen. Zo staat in de VNG-roadmap voor het tweede kwartaal het “Verwerven van de benodigde functionaliteit voor het aansluiten op DSO-LV” gepland. Het gaat natuurlijk om meer dan aansluiten: de software is ook nodig om de Omgevingswet goed te kunnen uitvoeren. Hoe kom je aan de juiste software?

Welke software?

Grofweg gaat het om drie brokken aan functionaliteiten: voor vergunningverlening, toezicht en handhaving (VTH), voor omgevingswetbesluiten (zoals juridische regels in het Omgevingsplan of een Waterschapsverordening) en voor toepasbare regels. Meerdere leveranciers leveren VTH-software. Deels dezelfde leveranciers, maar ook anderen leveren software voor de tweede of derde groep functionaliteiten. Of je juridische en toepasbare regels met één softwarepakket of juist met twee applicaties wilt beheren, hangt er vooral van af hoe het proces van het opstellen en afstemmen van juridische en toepasbare regels intern georganiseerd wordt. Hoe dan ook, samenhang tussen beide is noodzakelijk. De term ‘functionele structuur’ lijkt hiervoor maatgevend.

Aanbesteden of niet?

Meerdere gemeenten hebben inmiddels een aanbesteding gestart of zelfs al afgerond voor nieuwe VTH-software. Is het noodzakelijk om de benodigde software aan te besteden of kan het ook anders? Dat verschilt voor VTH-software van die voor juridische en toepasbare regels.

Het proces van vergunningverlening onder de Omgevingswet verschilt niet wezenlijk van de huidige gang van zaken. Echter, de wijze waarop het proces wordt uitgevoerd, kan wel verschillen. Zo is de verwachting dat ‘het vooroverleg’ een grotere rol gaat spelen. En sommige aanvragen kunnen met een goed ontworpen en ingevulde vragenboom bijna automatisch gehonoreerd worden. Een groot, op het eerste oog technisch, verschil is de aansluiting op het DSO-lv voor het ontvangen van aanvragen en meldingen in plaats van op het huidige Omgevingsloket. De via het DSO-lv te ontvangen informatie over de aanvraag is evenwel rijker dan via het huidige koppelvlak. Zo kan de door de aanvrager ingevulde vragenboom in de VTH-software verwerkt worden tot een advies aan de vergunningverlener omtrent het al dan niet honoreren van de aanvraag. De VTH-software kan daarmee de behandelaren van de aanvraag nog beter ondersteunen.

Leveranciers beschouwen de benodigde aanpassingen van hun VTH-software veelal als doorontwikkeling daarvan. Ze bieden hun Omgevingswet-conforme software als upgrade aan. Stel, je contract met betrekking tot het gebruik van de huidige VTH-software loopt niet voor 2021 af, moet je dan aanbesteden? Nee, je zou kunnen volstaan met ingebruikname van die upgrade. Voor de zekerheid zou ik uitgaan van afloop vanaf 2022. Het lijkt niet handig om in 2021 al van softwareleverancier te moeten wisselen. Of het verstandig is om in te gaan op het upgrade-aanbod, hangt van een aantal factoren af. Denk aan: voldoet de functionaliteit van die upgrade aan de eisen en wensen? En niet minder belangrijk, ben je tevreden over de huidige software en leverancier? En besef ook: een aanbesteding vergt tijd en aandacht, terwijl de invoering van de Omgevingswet op zich al veel inspanning vergt. Al met al dus een afweging waard. Stel, je opteert voor een upgrade, hoe ben je er dan zeker van dat die aan de behoeften voldoet? Op min of meer dezelfde wijze als bij een aanbesteding. Hier ga ik verderop op in.

In tegenstelling tot vergunningverlening vergt het opstellen en – vooral – onderhouden van omgevingswetbesluiten, zoals een Omgevingsplan en een Waterschapsverordening, andere functionaliteit dan de huidige plansoftware (voor bijvoorbeeld het opstellen van een Bestemmingsplan). Ook het opstellen en beheren van toepasbare regels is nieuw. De meeste leveranciers van plansoftware bieden dan ook geen upgrade van bestaande software aan, maar een nieuwe applicatie. Gezien het forse verschil in functionaliteit en daarmee met het onderwerp van aanbesteding van de nu in gebruik zijnde plansoftware, is het twijfelachtig of overgang naar nieuwe software van dezelfde leverancier aanbestedingsrechtelijk toegestaan is. Ik zou het er niet op aan laten komen; aanbesteden dus.

Aanbesteden, hoe?

Als alle partijen bovengenoemde software zouden gaan aanbesteden, dan betekent dat honderden aanbestedingen in het resterende deel van 2019. Veel werk voor al die partijen en voor potentiële leveranciers van die software, met als risico dat je op je aanbesteding maar één of twee aanbiedingen krijgt. Omdat leveranciers keuzes moeten maken, kunnen zij uit tijdgebrek niet op elke aanbesteding inschrijven. Kan dat anders?

Mijns inziens wel, bijvoorbeeld door gezamenlijk aan te besteden. In een aantal regio’s vindt dit al plaats. Overigens betekent dit niet per se dat er ook gezamenlijk geïmplementeerd moet worden. Een andere mogelijkheid is de wijze van aanbesteden waar mogelijk hetzelfde te houden. Veel tijd gaat namelijk zitten in het opstellen van het programma van eisen (PvE). Elke aanbestedende organisatie meent dat op eigen wijze te moeten doen en verwoorden. En toch lijken die PvE’s op elkaar. Helaas zit er voor een leverancier niets anders op dan ze individueel te beantwoorden. Terwijl de verschillen tussen wat organisaties eisen en wensen niet zozeer zitten in de gevraagde functionaliteit, maar in hetgeen dat ze daarmee willen bereiken. Dat biedt een opening naar meer overeenkomst tussen PvE’s met de nadruk alleen op het organisatie-eigene.

De VNG heeft een inventarisatie gemaakt van de zogenoemde requirements die aan de genoemde software gesteld mogen worden (aan Omgevingsbeleidcomponenten, aan Regelbeheercomponenten en aan VTH-componenten). Die gaan er over wat de software moet kunnen. Dit kan bij elke aanbesteding het eerste en vaste deel van het PvE vormen. Eventueel kan een requirement niet nodig blijken te zijn, of kan dit een eis of juist wens zijn. Voor leveranciers is het eenvoudig om aan te geven wat hun mogelijkheden per requirement zijn. Dat verschilt immers niet tussen de aanbestedingen. Het tweede, organisatiespecifieke, deel van het PvE is wat mij betreft waar het om gaat: dat de software past bij wat de organisatie wil bereiken en hoe zij wil werken. Dit is ‘afgekeken’ van de BVP-wijze (Best Value Procurement) van aanbesteden. Daarbij gaat het er niet om hoe de software moet werken of wat die moet kunnen maar hoe de organisatie haar doelen bereikt. Een beperkt aantal eisen en wensen maakt onderdeel uit van deze methode en dus van het tweede deel van het PvE. Deze wijze van uitvragen verschaft inschrijvers de gelegenheid hun expertise effectief in te zetten. Het toepassen van onderdelen van de BVP-methode geeft de aanbestedende partij de mogelijkheid om een leverancier en zijn software goed te kunnen beoordelen, (veel) meer dan alleen maar op papier.
Door de geschetste wijze van aanbesteden wordt de inspanning beperkt van zowel de aanbestedende partij, die de focus legt op daar waar het echt om gaat, als van de leveranciers, die zich kunnen onderscheiden op daar waar het echt om gaat. Dan zijn al die aanbestedingen in 2019 wellicht toch nog haalbaar.

Wanneer aanbesteden?       

Moet je dan nu maar beginnen met aanbesteden, voor die software waarvoor dat nodig is? Nou, wellicht toch nog even niet te hard van stapel. De VNG heeft net een marktverkenning gestart om inzicht te krijgen in wat softwareleveranciers wel en niet denken te kunnen leveren voor 2021. Dat kan van invloed zijn op de requirements en zelfs op de eisen en wensen aangaande wijze van werken en te bereiken doelen. Maar met het voorbereiden van de aanbesteding zou ik maar vast beginnen. De tijd schrijdt voort …

Wilt u hier eens verder over praten? Ik ga daar graag op in. Mail naar a.kloosterboer@telengy.nl.